3.7 培訓和推廣
流程梳理項目的一大忌諱就是認為把梳理出來的流程發給大家大功告成了。事實上,流程梳理的效果如何,要靠實踐來檢驗。流程梳理出來僅僅是拿出了方案,方案能否被很好地執行,執行效果又如何,這都是評價方案優劣的一部分。
而且因為項目組成員僅是各崗位代表(人數有限,而且是否真能夠代表還不一定),設計出來的流程未必能考慮全面,這需要拿到實際工作中去驗證。所以,我們建議新流程上線的過程分為試運行和正式運行兩個階段,前后至少間隔一個月的時間,流程的版本也分為試行稿和定稿。在此期間,項目組要根據實際運行中發現的特例或異常情況及時完善流程,同時對大家執行情況進行監督。
試運行之前,我們建議以培訓的方式推廣新流程。培訓的方式最好采取現場講解會的方式,如果跨區域則采取電話會議的形式。培訓的對象盡可能包含流程所有崗位操作人員,特別是涉及重要變更的崗位,必要時可以不同崗位分批次培訓以提高效果。培訓的目的有兩個:一是介紹新流程及強調重要變化點;二是征求流程使用者的意見,并進一步完善。
為了盡可能保證培訓的效果,我們甚至為流程梳理項目如何做培訓制定了一個模板,如表3-3所示。