■部門流程清單識別
部門流程清單的識別是流程規劃工作的第一步,也是至關重要的一個環節。 部門流程清單識別的好壞會直接影響后續各環節工作的質量,因為后續各環節的工作都是基于此階段工作的成果基礎上。所以,項目組要特別注意本階段工作質量的把控,特別應注意部門流程清單識別的完整性和流程描述信息的質量。
這個階段的工作使用到的表格為部門流程清單識別表,填寫方法如下:
第一步:各部門崗位代表(包括部門經理,因為有些工作僅存在部門經理崗位中)把崗位職責說明書中的崗位職責分別填入部門流程清單識別表中的“崗位職責”欄中。
如果本崗位沒有崗位職責說明書,則可以采取“工作窮盡法”,把自己崗位的實際工作項填入“崗位職責”欄中。
第二步:對“職責”進行分解,至少細化到崗位活動,然后把得到的工作活動清單填人“工作分拆”欄中。
第三步:把“工作分拆”后的結果按工作性質等進行分類,然后以活動發生的先后順序排序,提煉出活動中的流程,填人“包含的流程”欄中。
第四步:描述出該流程的上下游,填入“輸入/提供者”“輸出/接收者”欄中。 這個主要是為理順流程間的接口打基礎。
第五步:根據工作分拆的結果,匯總成“流程走向”。
第六步:注明識別出的流程是否有已成文的制度,如有則填人“相關制度” 中并注明文件的有效性,否則注明“沒有成文的制度”。
第七步:匯總并整合各崗位代表完成的部門流程識別表。