項(xiàng)目溝通管理是項(xiàng)目管理的重要組成部分，在項(xiàng)目中進(jìn)行溝通管理應(yīng)實(shí)施的活動(dòng)有溝通規(guī)劃，信息發(fā)布，績(jī)效報(bào)告，干系人管理等。2016年1月，中培偉業(yè)《軟考項(xiàng)目經(jīng)理中高級(jí)考前培訓(xùn)》學(xué)員李經(jīng)理參加了某鐵路部門鐵路工務(wù)設(shè)備大數(shù)據(jù)分析與決策系統(tǒng)項(xiàng)目的開發(fā)，并擔(dān)任該項(xiàng)目的項(xiàng)目經(jīng)理一職。本文主要論述了項(xiàng)目溝通管理中如何準(zhǔn)確的進(jìn)行溝通計(jì)劃編制、科學(xué)地進(jìn)行信息發(fā)布，動(dòng)態(tài)的發(fā)布績(jī)效報(bào)告、有效地進(jìn)行項(xiàng)目干系人管理四個(gè)方面的管理內(nèi)容。在該項(xiàng)目中，李經(jīng)理主要采用了編制正式的溝通管理計(jì)劃、電子郵件與電話通知相結(jié)合的信息發(fā)布方法，定期發(fā)布通過甲方正式評(píng)估后的績(jī)效報(bào)告，主動(dòng)溝通、合理運(yùn)用溝通升級(jí)原則等策略，進(jìn)行有效的項(xiàng)目溝通管理。實(shí)際結(jié)果表明，通過有效的項(xiàng)目溝通管理，項(xiàng)目最終順利完成，并獲得了建設(shè)方的高度評(píng)價(jià)。

2016年1月，李經(jīng)理公司成功中標(biāo)了某鐵路部門鐵路工務(wù)設(shè)備大數(shù)據(jù)分析與決策系統(tǒng)項(xiàng)目。李經(jīng)理作為承建方項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)整個(gè)項(xiàng)目的建設(shè)和管理工作。該項(xiàng)目總投入260萬元，建設(shè)周期為1年。主要包括“工務(wù)設(shè)備全生命周期管理”、“工務(wù)設(shè)備維修管理”、“工務(wù)設(shè)備大修管理”以及“工務(wù)設(shè)備預(yù)測(cè)預(yù)警管理”四個(gè)子系統(tǒng)。主要建設(shè)目標(biāo)是建成鐵路工務(wù)設(shè)備大數(shù)據(jù)分析與決策系統(tǒng)，推動(dòng)鐵路工務(wù)部門“互聯(lián)網(wǎng)+”行動(dòng)計(jì)劃，重點(diǎn)促進(jìn)以云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)為代表的新一代信息技術(shù)與鐵路工務(wù)的融合創(chuàng)新，為鐵路工務(wù)實(shí)現(xiàn)智能化提供支撐，促進(jìn)鐵路工務(wù)部門提質(zhì)增效升級(jí)。具體講就是建立“用數(shù)據(jù)說話、用數(shù)據(jù)決策、用數(shù)據(jù)管理、用數(shù)據(jù)創(chuàng)新”的管理機(jī)制，實(shí)現(xiàn)對(duì)工務(wù)設(shè)備運(yùn)用更為準(zhǔn)確的監(jiān)測(cè)、分析、預(yù)測(cè)、預(yù)警，提高決策的針對(duì)性、科學(xué)性、時(shí)效性和經(jīng)濟(jì)性，提升工務(wù)設(shè)備管理、過程控制能力和安全風(fēng)險(xiǎn)防范水平，促進(jìn)工務(wù)設(shè)備平穩(wěn)運(yùn)行。

溝通管理是對(duì)傳遞項(xiàng)目信息的內(nèi)容、方法、過程等幾個(gè)方面的綜合管理，它要確定項(xiàng)目干系人的信息交流和溝通需要，確定誰需要信息，需要什么信息，何時(shí)需要信息，以及如何將信息發(fā)給他們。項(xiàng)目溝通管理要做到“求同存異”，即“溝通無止境，共識(shí)促發(fā)展”。在項(xiàng)目中進(jìn)行溝通管理應(yīng)實(shí)施的活動(dòng)有溝通規(guī)劃，信息發(fā)布，績(jī)效報(bào)告，干系人管理等。

根據(jù)以往的項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)，本人總結(jié)出，通過有效的溝通規(guī)劃，編制合理的溝通管理計(jì)劃，可以確定項(xiàng)目干系人的信息和溝通需求，并為后續(xù)信息發(fā)布、績(jī)效報(bào)告和項(xiàng)目干系人管理等工作提供指導(dǎo)。信息發(fā)布必須做到一致性，及時(shí)性與相關(guān)性，如果信息發(fā)布不一致，不及時(shí)或發(fā)布給項(xiàng)目干系人之外的人，將有可能導(dǎo)致溝通管理的方向性錯(cuò)誤，導(dǎo)致相關(guān)干系人對(duì)項(xiàng)目變更或項(xiàng)目當(dāng)前狀況得不到準(zhǔn)確的信息，影響相關(guān)干系人對(duì)項(xiàng)目的把控。定期發(fā)布績(jī)效報(bào)告，有利于相關(guān)干系人了解項(xiàng)目的狀態(tài)和進(jìn)展。干系人管理要對(duì)溝通進(jìn)行管理，應(yīng)做到滿足項(xiàng)目干系人的需求并與他們一起解決問題，并且在項(xiàng)目管理中應(yīng)將需求記錄下來整理成文件。綜合本案例，本人作為該項(xiàng)目的項(xiàng)目經(jīng)理，重點(diǎn)從項(xiàng)目的溝通管理出發(fā)，圍繞如何準(zhǔn)確的進(jìn)行溝通計(jì)劃編制、科學(xué)地進(jìn)行信息發(fā)布，動(dòng)態(tài)的發(fā)布績(jī)效報(bào)告、有效地進(jìn)行項(xiàng)目干系人管理四個(gè)方面進(jìn)行論述。

1.準(zhǔn)確的進(jìn)行溝通計(jì)劃編制

識(shí)別干系人的信息需求是項(xiàng)目成功的一個(gè)關(guān)鍵因素，因此，項(xiàng)目組要做的工作是確定項(xiàng)目的相關(guān)干系人，各干系人的關(guān)注點(diǎn)，相關(guān)干系人得到信息的時(shí)間與頻率、手段及方法。李經(jīng)理與李經(jīng)理的項(xiàng)目組成員在項(xiàng)目開始之初，就開始與甲方干系人進(jìn)行溝通，項(xiàng)目組會(huì)同甲方項(xiàng)目經(jīng)理、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人召開了需求分析會(huì)，其后李經(jīng)理與李經(jīng)理的項(xiàng)目組成員又多次入駐工務(wù)段進(jìn)行實(shí)地調(diào)研。最終在明確分析了甲方各干系人的主要期望后，制定了項(xiàng)目溝通計(jì)劃。其中包括干系人列表及期望、聯(lián)系方式、在何處里程碑處向其提供何種資料，各干系人溝通風(fēng)格及喜好等備注信息。

2.科學(xué)地進(jìn)行信息發(fā)布

隨著項(xiàng)目的推進(jìn)，每到一關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)處，李經(jīng)理就會(huì)安排團(tuán)隊(duì)匯總各個(gè)干系人需要的過程信息，并進(jìn)行認(rèn)真審核。在檢查無誤之后，項(xiàng)目組會(huì)按照溝通計(jì)劃將信息及時(shí)交送到干系人的手上。通過電子郵件交送的，項(xiàng)目組會(huì)保留郵件存根，并要求對(duì)方郵件服務(wù)器發(fā)送讀信回執(zhí)；通過特快專遞的樣品和其他資料，項(xiàng)目組會(huì)要求快遞公司提供收件簽名照片和相關(guān)物流信息；對(duì)于項(xiàng)目組親自送交的文件，項(xiàng)目組會(huì)讓收件人簽收并將簽收表存檔。對(duì)于日常溝通方面，李經(jīng)理則建立了一個(gè)項(xiàng)目組QQ群，項(xiàng)目組微信群，這樣降低了溝通的成本，間接提高了項(xiàng)目的效益。

3.動(dòng)態(tài)的發(fā)布績(jī)效報(bào)告

在項(xiàng)目實(shí)施的過程中，項(xiàng)目組不斷的檢查項(xiàng)目的進(jìn)展，逐漸形成項(xiàng)目績(jī)效信息。項(xiàng)目組每周安排例會(huì)，會(huì)上都要對(duì)各模塊小組做掙值分析，做質(zhì)量評(píng)審，同時(shí)形成狀態(tài)報(bào)告、進(jìn)展報(bào)告、預(yù)測(cè)信息、質(zhì)量報(bào)告、配置狀態(tài)報(bào)告等信息。項(xiàng)目組按照干系人的期望，結(jié)合里程碑信息，將報(bào)告分為兩類，一類是已經(jīng)或基本滿足干系人期望的報(bào)告，此類報(bào)告可檢查確認(rèn)后直接發(fā)送；另一類報(bào)告暫不能滿足干系人的期望。對(duì)后一類報(bào)告，李經(jīng)理會(huì)要求相關(guān)小組長(zhǎng)，結(jié)合WBS和RAM確定責(zé)任人，并要求其提出整改意見，確定整改期限和檢查人之后，將上述信息有選擇的隨績(jī)效報(bào)告一起發(fā)送給干系人。甲方對(duì)這種報(bào)告方式予以高度評(píng)價(jià)。

4.有效地進(jìn)行項(xiàng)目干系人管理

項(xiàng)目的干系人多而復(fù)雜，其期望有時(shí)甚至?xí)_突。例如甲方建模人員提出了鋼軌全生命周期管理單位按單元?jiǎng)澐郑瑩Q下時(shí)要根據(jù)閾值進(jìn)行專家評(píng)審，決定是否將整個(gè)單元一并換下。在提交審核的過程中，李經(jīng)理方以附加合同的方式要求甲方確認(rèn)，遭到了其一位重要干系人、甲方工務(wù)段某工程師的反對(duì)。他提出，實(shí)際工作中，并非所有的鋼軌更換均是按照單元執(zhí)行的，有時(shí)也視情況而定，進(jìn)行單元內(nèi)部分軌道的更換，而非全部換下。最終經(jīng)過與兩位干系人溝通，并與兩位干系人的共同領(lǐng)導(dǎo)開會(huì)討論決定，針對(duì)鋼軌全生命周期的管理單位還是以單元來劃分，單元內(nèi)如果有部分換軌情況發(fā)生，只做記錄，并不影響整個(gè)單元的全生命周期狀態(tài)。

該項(xiàng)目具有規(guī)模較大、項(xiàng)目進(jìn)度管理要求高、建設(shè)周期短等特征。針對(duì)上述特征，該項(xiàng)目科學(xué)應(yīng)用了信息系統(tǒng)項(xiàng)目溝通管理的一般知識(shí)及其指導(dǎo)方法，包括準(zhǔn)確的溝通計(jì)劃編制、科學(xué)地信息發(fā)布，動(dòng)態(tài)的績(jī)效報(bào)告、有效地項(xiàng)目干系人管理等。通過以上組合策略有效保證了系統(tǒng)建設(shè)的溝通管理，最大限度上降低了項(xiàng)目的管理成本，順利完成了項(xiàng)目。但是，項(xiàng)目組仍然不滿足與現(xiàn)狀，本著精益求精的原則，結(jié)合該項(xiàng)目進(jìn)度管理經(jīng)驗(yàn)，對(duì)于此類項(xiàng)目建議今后仍需改進(jìn)一些問題，例如：對(duì)項(xiàng)目組成員要進(jìn)行更多的溝通，盡早溝通，主動(dòng)溝通等。在以后的項(xiàng)目中，對(duì)于此類問題項(xiàng)目組一定會(huì)汲取經(jīng)驗(yàn)就，改進(jìn)這些不足。

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