溝通管理是IT項目管理的重要組成部分，對傳遞項目信息的內容、方法、過程等幾個方面的綜合管理，它要確定項目干系人的信息交流和溝通需要，確定誰需要信息，需要什么信息，何時需要信息，以及如何將信息發給他們。項目溝通管理要做到“求同存異”，即“溝通無止境，共識促發展”。在項目中進行溝通管理應實施的活動有溝通規劃，信息發布，績效報告，干系人管理等。

2016年1月，李經理參加了某鐵路部門鐵路工務設備大數據分析與決策系統項目的開發，并擔任該項目的項目經理一職。項目溝通管理是項目管理的重要組成部分，在項目中進行溝通管理應實施的活動有溝通規劃，信息發布，績效報告，干系人管理等。本文主要論述了項目溝通管理中如何準確的進行溝通計劃編制、科學地進行信息發布，動態的發布績效報告、有效地進行項目干系人管理四個方面的管理內容。在該項目中，李經理主要采用了編制正式的溝通管理計劃、電子郵件與電話通知相結合的信息發布方法，定期發布通過甲方正式評估后的績效報告，主動溝通、合理運用溝通升級原則等策略，進行有效的項目溝通管理。實際結果表明，通過有效的項目溝通管理，項目最終順利完成，并獲得了建設方的高度評價。

2016年1月，李經理公司成功中標了某鐵路部門鐵路工務設備大數據分析與決策系統項目。李經理作為承建方項目經理負責整個項目的建設和管理工作。該項目總投入260萬元，建設周期為1年。主要包括“工務設備全生命周期管理”、“工務設備維修管理”、“工務設備大修管理”以及“工務設備預測預警管理”四個子系統。主要建設目標是建成鐵路工務設備大數據分析與決策系統，推動鐵路工務部門“互聯網+”行動計劃，重點促進以云計算、物聯網、大數據為代表的新一代信息技術與鐵路工務的融合創新，為鐵路工務實現智能化提供支撐，促進鐵路工務部門提質增效升級。具體講就是建立“用數據說話、用數據決策、用數據管理、用數據創新”的管理機制，實現對工務設備運用更為準確的監測、分析、預測、預警，提高決策的針對性、科學性、時效性和經濟性，提升工務設備管理、過程控制能力和安全風險防范水平，促進工務設備平穩運行。

根據以往的項目經驗，本人總結出，通過有效的溝通規劃，編制合理的溝通管理計劃，可以確定項目干系人的信息和溝通需求，并為后續信息發布、績效報告和項目干系人管理等工作提供指導。信息發布必須做到一致性，及時性與相關性，如果信息發布不一致，不及時或發布給項目干系人之外的人，將有可能導致溝通管理的方向性錯誤，導致相關干系人對項目變更或項目當前狀況得不到準確的信息，影響相關干系人對項目的把控。定期發布績效報告，有利于相關干系人了解項目的狀態和進展。干系人管理要對溝通進行管理，應做到滿足項目干系人的需求并與他們一起解決問題，并且在項目管理中應將需求記錄下來整理成文件。綜合本案例，本人作為該項目的項目經理，重點從項目的溝通管理出發，圍繞如何準確的進行溝通計劃編制、科學地進行信息發布，動態的發布績效報告、有效地進行項目干系人管理四個方面進行論述。

1.準確的進行溝通計劃編制

識別干系人的信息需求是項目成功的一個關鍵因素，因此，項目組要做的工作是確定項目的相關干系人，各干系人的關注點，相關干系人得到信息的時間與頻率、手段及方法。李經理與李經理的項目組成員在項目開始之初，就開始與甲方干系人進行溝通，項目組會同甲方項目經理、相關業務部門負責人召開了需求分析會，其后李經理與李經理的項目組成員又多次入駐工務段進行實地調研。最終在明確分析了甲方各干系人的主要期望后，制定了項目溝通計劃。其中包括干系人列表及期望、聯系方式、在何處里程碑處向其提供何種資料，各干系人溝通風格及喜好等備注信息。

2.科學地進行信息發布

隨著項目的推進，每到一關鍵節點處，李經理就會安排團隊匯總各個干系人需要的過程信息，并進行認真審核。在檢查無誤之后，項目組會按照溝通計劃將信息及時交送到干系人的手上。通過電子郵件交送的，項目組會保留郵件存根，并要求對方郵件服務器發送讀信回執；通過特快專遞的樣品和其他資料，項目組會要求快遞公司提供收件簽名照片和相關物流信息；對于項目組親自送交的文件，項目組會讓收件人簽收并將簽收表存檔。對于日常溝通方面，李經理則建立了一個項目組QQ群，項目組微信群，這樣降低了溝通的成本，間接提高了項目的效益。

3.動態的發布績效報告

在項目實施的過程中，項目組不斷的檢查項目的進展，逐漸形成項目績效信息。項目組每周安排例會，會上都要對各模塊小組做掙值分析，做質量評審，同時形成狀態報告、進展報告、預測信息、質量報告、配置狀態報告等信息。項目組按照干系人的期望，結合里程碑信息，將報告分為兩類，一類是已經或基本滿足干系人期望的報告，此類報告可檢查確認后直接發送；另一類報告暫不能滿足干系人的期望。對后一類報告，李經理會要求相關小組長，結合WBS和RAM確定責任人，并要求其提出整改意見，確定整改期限和檢查人之后，將上述信息有選擇的隨績效報告一起發送給干系人。甲方對這種報告方式予以高度評價。

4.有效地進行項目干系人管理

項目的干系人多而復雜，其期望有時甚至會沖突。例如甲方建模人員提出了鋼軌全生命周期管理單位按單元劃分，換下時要根據閾值進行專家評審，決定是否將整個單元一并換下。在提交審核的過程中，李經理方以附加合同的方式要求甲方確認，遭到了其一位重要干系人、甲方工務段某工程師的反對。他提出，實際工作中，并非所有的鋼軌更換均是按照單元執行的，有時也視情況而定，進行單元內部分軌道的更換，而非全部換下。最終經過與兩位干系人溝通，并與兩位干系人的共同領導開會討論決定，針對鋼軌全生命周期的管理單位還是以單元來劃分，單元內如果有部分換軌情況發生，只做記錄，并不影響整個單元的全生命周期狀態。

本項目具有規模較大、項目進度管理要求高、建設周期短等特征。針對上述特征，本項目科學應用了信息系統項目溝通管理的一般知識及其指導方法，包括準確的溝通計劃編制、科學地信息發布，動態的績效報告、有效地項目干系人管理等。通過以上組合策略有效保證了系統建設的溝通管理，最大限度上降低了項目的管理成本，順利完成了項目。但是，項目組仍然不滿足與現狀，本著精益求精的原則，結合本項目進度管理經驗，對于此類項目建議今后仍需改進一些問題，例如：對項目組成員要進行更多的溝通，盡早溝通，主動溝通等。在以后的項目中，對于此類問題項目組一定會汲取經驗就，改進這些不足。

想了解更多IT資訊，請訪問中培偉業官網：中培偉業