7.現場審計
現場審計是按照審計計劃的安排,通過現場觀察、查閱文件和有關記錄,與受審方人員交談和溝通,必要時要經實際測定等調查方法,抽取一定樣本,查證發現問題和獲取客觀證據。
由于流程審計一般都是基于改進需求的,所以可以在現場審計的時候同時了解流程團隊對于流程問題與改進需求的建議。這些雖然不會作為流程體系審計結論的主要依據,但可以為流程優化提供更多的輸入。
現場審計要注意客觀性,盡量減少主觀信息收集。例如在了解流程處理時效的時候,不建議采取詢問受審方感覺到的時長,而建議直接通過在現場用手表測量實際流程花費的時間。
一般常用的審計方法有:
●問:要善于提問,以檢查表為主線,抓住主題,適當延伸。
●聽:要注意傾聽,觀察對方態度、表情及反應,并適當引導。
●看:要仔細觀察,注意現場環境、設備、產品、標記及有關記錄。
●記:要做好記錄,“口問手寫”,對調查獲取的信息、證據做好記錄,包括問題發生時間、地點、人物、事實描述、憑證材料、涉及文件,以作判斷依據。
以我們的經驗,審核時最關鍵的是論證審核所獲得的信息的真實性。例如在提問的時候,抽查被問人員時,要了解他的背景,如績效、個性測評資料等,最好是能夠從正反兩面進行驗證,例如找一名績優員工與績差員工分別進行訪談。
流程審計抽樣的關鍵點:
●樣本數量的選擇。建議采取樣本總量開根號,例如樣本總量為100,抽10個就足以有代表性了。
●為保證抽樣的隨機性,抽樣要注意分層,要將不同類別的樣本做區分,比如按重要性、區域、崗位等,盡量使各層次的樣本都能夠抽到;
●抽樣做到獨立性,要做到審計組自己選取,而不是受審方。