所有者助手在推動流程執行方面要承擔哪些職責呢?他要對流程全過程負責監控,對流程的符合性負責,當流程出現不符合的時候,及時地退回,要求前端環節重新糾正后再走流程;當流程出現延遲的時候,他會提醒流程當前處理環節盡快完成流程的處理,以確保流程運行時效。
這樣的角色其實在每個流程團隊都能夠找出來,比如費用報銷流程的財務控制人員,當流程發生變更的時候,報銷申請如果不按新的流程操作,到了費用報銷處理專員處會被卡住,他會告訴申請者錯誤所在,并把正確的申請方式給他,直到他的申請符合流程為止。為了提升流程效率,財務控制人員會在制度變更的時候,發出郵件通知相關人員變化點,并會定期地舉行流程操作培訓。當操作者不熟悉流程規定的時候,他可以直接求助這個財務控制人員,在這里能夠得到最清晰、最專業、最容易懂的解釋。
如果每個流程都有一個助手來協助流程所有者確保流程執行力,我們有理由相信流程設計之后是有執行保障的。當然這里有一個前提條件就是流程助手要有非常強的制度執行意識及制度推動執行的能力,而且公司高層不能利用個人權威跨越流程(高層不能帶頭違反流程)。
某公司的管理副總抱怨:公司的流程沒有執行力,制度里明確規定需要經過他的批準之后才能夠通過的事情,但實際就是沒有人按這個流程去執行,而當他知道的時候,不符合已經是很普遍的事實。問題在流程執行中缺乏一個執行者幫助他來把關,沒有這樣的人去發現流程不符合,并對不符合進行處理。另外, 也存在公司缺乏制度意識的可能,如果公司高層帶頭違反流程、違反制度,流程的執行肯定會是一句空話。