1.理解項(xiàng)目進(jìn)度及做好項(xiàng)目時(shí)間管理的重要性。2.定義活動(dòng)，并將其作為編制項(xiàng)目進(jìn)度的基礎(chǔ)。3.描述項(xiàng)目經(jīng)理如何運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)圖和活動(dòng)間的依賴關(guān)系進(jìn)行活動(dòng)排序。4.理解資源估計(jì)和項(xiàng)目進(jìn)度之間的關(guān)系。5.解釋各種I具和技術(shù)如何幫助項(xiàng)目經(jīng)理進(jìn)行活動(dòng)I期估計(jì)。6.運(yùn)用甘特圖來(lái)計(jì)劃和追蹤進(jìn)度信息，找出項(xiàng)目的關(guān)鍵路徑，描述關(guān)鍵鏈進(jìn)度編制法和計(jì)劃評(píng)審技術(shù)如何影響進(jìn)度的編制。7.討論如何運(yùn)用現(xiàn)實(shí)檢查與紀(jì)律來(lái)控制和管理項(xiàng)目進(jìn)度的雯更。8.描述項(xiàng)目管理軟件如何幫助項(xiàng)目經(jīng)理進(jìn)行項(xiàng)目時(shí)間管理，并且在使用軟件之前能夠?qū)徸x此類軟件的使用說(shuō)明書(shū)。開(kāi)篇案例 蘇-約翰遜是一家咨詢公司的項(xiàng)目經(jīng)理。該公司剛剛簽訂了一項(xiàng)為當(dāng)?shù)匾凰鶎W(xué)院提供在線注冊(cè)系統(tǒng)的合同。合同規(guī)定，這個(gè)系統(tǒng)必須在5月1日之前完成，以便學(xué)生們可以在秋季學(xué)期利用它來(lái)進(jìn)行注冊(cè)。如果系統(tǒng)沒(méi)有按時(shí)到位，按合同規(guī)定她所在的公司將要支付一筆巨額違約金。相反，如果能夠按時(shí)并且出色地完成該項(xiàng)目，蘇和他的團(tuán)隊(duì)將會(huì)得到豐厚的獎(jiǎng)金。蘇知道她有責(zé)任使項(xiàng)目按進(jìn)度進(jìn)行，并且做好項(xiàng)目范圍、成本和期望質(zhì)量管理。為了更好地開(kāi)展這個(gè)項(xiàng)目，她和團(tuán)隊(duì)編制了詳細(xì)的進(jìn)度表和網(wǎng)絡(luò)圖。 編制進(jìn)度表很容易，但使項(xiàng)目按進(jìn)度進(jìn)行要困難得多。管理人事和解決進(jìn)度沖突是倆項(xiàng)較大的挑戰(zhàn)。學(xué)校許多員工臨時(shí)休假，錯(cuò)過(guò)了項(xiàng)目報(bào)告會(huì)，必須重新安排；而在整個(gè)系統(tǒng)開(kāi)始的各個(gè)階段，又都需要用戶提供反饋意見(jiàn)，由此引發(fā)的一些變更使項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)很難按原定的進(jìn)度表開(kāi)發(fā)該系統(tǒng)。一位高級(jí)程序員也離開(kāi)了蘇所在的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，她明白，讓一個(gè)新手接替工作將需要額外的時(shí)間。盡管項(xiàng)目剛剛開(kāi)始，但是蘇很清楚，她們已經(jīng)開(kāi)始落后了。為使項(xiàng)目在5月1日之前完成，蘇應(yīng)該做些什么呢？6.1 項(xiàng)目進(jìn)度安排的重要性 許多IT項(xiàng)目在項(xiàng)目范圍、時(shí)間及成本管理方砸都是失敗的。項(xiàng)目經(jīng)理也常把按時(shí)交付項(xiàng)目視為最大的挑戰(zhàn)和引發(fā)沖突的主要原因。 或許導(dǎo)致進(jìn)度問(wèn)題的部分原兇非常普遍，那就是我們可以簡(jiǎn)單、容易地估量時(shí)間。你可以為范圍和成本超支辯解，并且使實(shí)際的數(shù)字看起來(lái)更接近估計(jì)的情況，但是，項(xiàng)目進(jìn)度一旦設(shè)定，任何人都能夠用項(xiàng)目實(shí)際完成時(shí)間減去原始估計(jì)時(shí)間的辦法，迅速地判斷出進(jìn)度績(jī)效。通常人們?cè)诒容^項(xiàng)目計(jì)劃完成時(shí)間和實(shí)際完成時(shí)間時(shí)，并沒(méi)有考慮項(xiàng)目進(jìn)展中所允許的變更。與此同時(shí)，時(shí)間也是靈活度最低的變量。無(wú)論在項(xiàng)目進(jìn)展過(guò)程中出現(xiàn)了什么情況，時(shí)間依然一如既往地流逝。 個(gè)人的工作作風(fēng)和文化差異也會(huì)造成進(jìn)度上的沖突。在第9章中，讀者將會(huì)了解邁爾斯·布瑞格斯的分類指標(biāo)—一種團(tuán)隊(duì)建設(shè)工具。其中的一個(gè)維度用于衡量人們對(duì)于結(jié)構(gòu)和期限的態(tài)度。有些人傾向于制定詳細(xì)的進(jìn)度表，專注于任務(wù)的完成；而有些人卻傾向于讓進(jìn)度保持開(kāi)放性和靈活性。在不同的文化背景下，甚至在一個(gè)國(guó)家內(nèi)，人們對(duì)于時(shí)間進(jìn)度的態(tài)度也有所不同。例如，在某些國(guó)家，企業(yè)下午會(huì)停止?fàn)I業(yè)幾個(gè)小時(shí)，以便讓員工午休；而有些國(guó)家可能會(huì)在一年的某個(gè)時(shí)期內(nèi)規(guī)定各種宗教假日或其他長(zhǎng)假，假期期間人們不會(huì)從事太多的工作。不同文化背景下的人們也可能在工作倫理上有著不同的看法。例如，有些國(guó)家的人們工作努力，編制的時(shí)間進(jìn)度表緊張得讓人難以喘氣，而有些國(guó)家更傾向于保持工作進(jìn)度的寬松和靈活。 鑒于引發(fā)進(jìn)度沖突的種種可能性，做好項(xiàng)目時(shí)間管理非常重要，因?yàn)檫@有助于項(xiàng)目經(jīng)理在這個(gè)領(lǐng)域中不斷地提高績(jī)效。項(xiàng)目時(shí)間管理( project time management)，簡(jiǎn)單的定義就是：確保項(xiàng)目按時(shí)完成所需的過(guò)程。然而，要想按時(shí)完成項(xiàng)目絕不是一件容易的事情。項(xiàng)目時(shí)間管理涉及以下6個(gè)主要過(guò)程。 (1)活動(dòng)定義(activity definition)是指識(shí)別項(xiàng)目成員和利益相關(guān)者為完成項(xiàng)目所必須開(kāi)展的具體活動(dòng)。活動(dòng)( activity)或任務(wù)(task)是構(gòu)成工作的基本要素，通常能夠在工作分解結(jié)構(gòu)(WBS)中看到。它們往往有預(yù)計(jì)的工期、成本和資源需求。這一過(guò)程的主要輸出包括：列出活動(dòng)清單、活動(dòng)屬性和里程碑清單。 (2)活動(dòng)排序(activity sequencing)是指識(shí)別并記錄項(xiàng)目活動(dòng)之間存在的關(guān)系。該過(guò)程的主要輸出是項(xiàng)目進(jìn)度網(wǎng)絡(luò)圖和項(xiàng)目文件的更新。 (3)活動(dòng)資源估計(jì)(activity resource estimating)是指估計(jì)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)為完成項(xiàng)目活動(dòng)需要使用多少資源( resources) -人力、設(shè)備和原料。該過(guò)程的主要輸出包括：輸出活動(dòng)資源需求、資源分解結(jié)構(gòu)和項(xiàng)目文件的更新。 (4)活動(dòng)工期估計(jì)(activity duration estimating)是指估算完成單個(gè)活動(dòng)需要多長(zhǎng)時(shí)間。該過(guò)程的輸出包括：輸出活動(dòng)工期的估算以及項(xiàng)目文件的更新。 (5)進(jìn)度安排(schedule development)是指通過(guò)活動(dòng)順序分析、活動(dòng)資源估計(jì)和活動(dòng)工期估計(jì)，制定出項(xiàng)目進(jìn)度。這一過(guò)程的輸出包括：項(xiàng)目進(jìn)度表、進(jìn)度基線、進(jìn)度資料、項(xiàng)目文件更新。 (6)進(jìn)度控制(schedule control)是指控制和管理項(xiàng)目進(jìn)度的變更。這一過(guò)程的輸出包括工作績(jī)效測(cè)量、組織過(guò)程資產(chǎn)更新、變更請(qǐng)求、項(xiàng)目管理計(jì)劃更新和項(xiàng)目文件更新。 圖6-1總結(jié)了這些過(guò)程以及輸出，并顯示了在一個(gè)典型的項(xiàng)目中它們發(fā)生的時(shí)間。 通過(guò)開(kāi)展這些過(guò)程，并采用一些基本的項(xiàng)目管理工具和技術(shù)，項(xiàng)目經(jīng)理就能更好地進(jìn)行項(xiàng)目時(shí)間管理。每位項(xiàng)目經(jīng)理都熟悉一些進(jìn)度編制的方法，但是大部分項(xiàng)目經(jīng)理并沒(méi)有使用項(xiàng)目時(shí)間管理的專用工具和技術(shù)，比如甘特圖、網(wǎng)絡(luò)圖、關(guān)鍵路徑分析等。6.2活動(dòng)定義 項(xiàng)目進(jìn)度來(lái)源于發(fā)起這個(gè)項(xiàng)目的基礎(chǔ)文件--項(xiàng)目章程。項(xiàng)目章程中通常會(huì)提到項(xiàng)目預(yù)計(jì)的開(kāi)始和結(jié)束日期，它們可以作為編制更詳細(xì)的進(jìn)度的起點(diǎn)。項(xiàng)目經(jīng)理，正如在第5章中所講的，要起草項(xiàng)目章程、制定項(xiàng)目范圍說(shuō)明書(shū)和工作分解結(jié)構(gòu)。項(xiàng)目章程中也應(yīng)該包括預(yù)期投入到該項(xiàng)目的資金數(shù)額。如果可行的話，項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)還可以利用活動(dòng)定義的主要輸入信息--范圍基線（范圍說(shuō)明書(shū)、工作分解結(jié)構(gòu)、工作分解結(jié)構(gòu)詞典）以及企業(yè)環(huán)境因素和組織過(guò)程資產(chǎn)，開(kāi)始制定詳細(xì)的活動(dòng)清單，鑒別活動(dòng)屬性，列出里程碑清單，以及提出變更申請(qǐng)。 活動(dòng)清單(activity list是一個(gè)顯示項(xiàng)目涉及哪些活動(dòng)的表格，應(yīng)該包括活動(dòng)名稱、活動(dòng)識(shí)別碼或號(hào)碼，以及對(duì)活動(dòng)的簡(jiǎn)單描述。活動(dòng)屬性(activity attrihutes)則更加詳細(xì)地顯不了每個(gè)活動(dòng)與進(jìn)度相關(guān)的信息，例如緊前活動(dòng)、緊后活動(dòng)、邏輯關(guān)系、提前和滯后、資源需求、約束條件、強(qiáng)制日期和與活動(dòng)相關(guān)的假設(shè)等。活動(dòng)清單和活動(dòng)屬性應(yīng)該與工作分解結(jié)構(gòu)及工作分解結(jié)構(gòu)字典相一致。在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候，可以把額外的信息增添到活動(dòng)的屬性中，例如在后續(xù)過(guò)程中確定的邏輯關(guān)系和資源需求。許多項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)使用自動(dòng)化系統(tǒng)追蹤與活動(dòng)有關(guān)的所有信息。 一個(gè)項(xiàng)目的里程碑( milestone)是指那些通常沒(méi)有活動(dòng)歷時(shí)且意義重大的事件。要完成一個(gè)里程碑，需要開(kāi)展多項(xiàng)活動(dòng)以及做大量的工作，但里程碑本身就像一個(gè)用于識(shí)別必要活動(dòng)的標(biāo)記。里程碑也是制定進(jìn)度目標(biāo)并檢測(cè)項(xiàng)目進(jìn)展情況的有效工具。以本章“開(kāi)篇案例”中的項(xiàng)目為例，該項(xiàng)目的里程碑可能包括：制定項(xiàng)且文件任務(wù)的結(jié)束和校方對(duì)文件的簽署，如設(shè)計(jì)文件和測(cè)試計(jì)劃；特定產(chǎn)品的完工，如軟件程序模塊或安裝新的硬件；與重要過(guò)程有關(guān)的工作的完成，如項(xiàng)目報(bào)告會(huì)議和測(cè)試等。但是，在完成項(xiàng)目的過(guò)程中，并不是每一個(gè)可交付的輸出都是里程碑。里程碑應(yīng)該是那些最重要的并且顯而易見(jiàn)的事件。例如，里程碑一詞可用于多種情景，像孩子的成長(zhǎng)過(guò)程。父母和醫(yī)生見(jiàn)證了這些里程碑，如孩子第一次打滾、坐、爬、走路、說(shuō)話等。讀者將會(huì)在本章的后面部分，更多地了解與里程碑相關(guān)的知識(shí)。 活動(dòng)信息對(duì)于其他的時(shí)間管理過(guò)程來(lái)說(shuō)，是一種必需的輸入。如果沒(méi)有徹底地理解項(xiàng)目的活動(dòng)，你就無(wú)法確定活動(dòng)的順序、活動(dòng)所需的資源或者活動(dòng)工期，也就不能編制或控制項(xiàng)目進(jìn)度。 回顧項(xiàng)目管理的3個(gè)約束條件--范圍、時(shí)間和成本，并且注意這3項(xiàng)的順序。理想情況下，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)和關(guān)鍵利益相關(guān)者首先確定項(xiàng)目的范同，其次是項(xiàng)目的時(shí)間，最后是項(xiàng)目的成本。這3項(xiàng)的順序反映了項(xiàng)目時(shí)間管理巾前4個(gè)過(guò)程的基本順序：活動(dòng)定義（進(jìn)一步確定范圍），活動(dòng)排序（進(jìn)一步確定時(shí)間），活動(dòng)資源估計(jì)和活動(dòng)工期估計(jì)（進(jìn)一步確定時(shí)間和成本）。項(xiàng)目時(shí)間管理的這4個(gè)過(guò)程構(gòu)成了編制項(xiàng)目進(jìn)度的基礎(chǔ)。 活動(dòng)定義過(guò)程的目標(biāo)是確保項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員能夠徹底地理解他們所必須從事的項(xiàng)目范圍內(nèi)的工作，以便于他們開(kāi)始制定工作進(jìn)度。例如，工作分解結(jié)構(gòu)的一個(gè)任務(wù)是“制定研究報(bào)告”。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員在做出相關(guān)進(jìn)度決定以前，他們必須理解這項(xiàng)工作的意思。這個(gè)報(bào)告應(yīng)該多長(zhǎng)？制定這個(gè)報(bào)告，是否需要調(diào)查和進(jìn)一步的研究？報(bào)告撰寫(xiě)人應(yīng)該達(dá)到怎樣的水平？進(jìn)一步定義任務(wù)將有助于項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)決定花費(fèi)多長(zhǎng)時(shí)間完成這項(xiàng)任務(wù)，以及由準(zhǔn)來(lái)做這個(gè)任務(wù)。 當(dāng)項(xiàng)目岡隊(duì)成員進(jìn)一步定義開(kāi)展工作所需從事的活動(dòng)時(shí)，工作分解結(jié)構(gòu)通常在活動(dòng)定義過(guò)程中會(huì)被進(jìn)一步分解。例如，“制定研究報(bào)告”的任務(wù)可能會(huì)被分解成若干個(gè)次任務(wù)，這些次任務(wù)描述了制定報(bào)告的步驟。例如，設(shè)計(jì)一項(xiàng)調(diào)查，進(jìn)行調(diào)查，分析調(diào)查結(jié)果，起草報(bào)告，編輯報(bào)告，以及最后生成報(bào)告。這一漸進(jìn)式細(xì)化的過(guò)程正是第1章提到的項(xiàng)目屬性，有時(shí)也被稱為“滾動(dòng)式計(jì)劃”。 根據(jù)前面所講的內(nèi)容，活動(dòng)和任務(wù)是項(xiàng)目過(guò)程中所從事工作的基本要素。它們有預(yù)計(jì)的工期、成本及資源需求。活動(dòng)定義也提供了詳細(xì)的材料來(lái)證明重要的產(chǎn)品信息以及與具體活動(dòng)相關(guān)的假設(shè)和約束條件。開(kāi)展項(xiàng)目時(shí)間管理時(shí)，在轉(zhuǎn)向下一個(gè)步驟之前，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)該和利益相關(guān)者一起回顧一下活動(dòng)清單和活動(dòng)屬性。否則，他們編制的進(jìn)度表可能會(huì)不符合實(shí)際，也可能會(huì)造成讓人無(wú)法接受的后果。例如，一位項(xiàng)目經(jīng)理經(jīng)過(guò)簡(jiǎn)單的估計(jì)得出只需一天就能完成研究報(bào)告，然后派一個(gè)實(shí)習(xí)生或培訓(xùn)生寫(xiě)了一份共有10頁(yè)的報(bào)告，這樣就算完成了任務(wù)。結(jié)果可能讓客戶大發(fā)雷霆，因?yàn)榭蛻羝谕玫降氖且环萁?jīng)過(guò)充分研究、調(diào)查共有100頁(yè)厚的報(bào)告。清晰地定義工作是所有項(xiàng)目的關(guān)鍵。如果沒(méi)有正確理解活動(dòng)，將來(lái)肯定需要做出必要的變更。 在“開(kāi)篇案例”中，蘇-約翰遜和她的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)簽訂了一份為學(xué)院開(kāi)發(fā)在線注冊(cè)系統(tǒng)的合同，并且附有系統(tǒng)規(guī)格的詳細(xì)說(shuō)明書(shū)。他們也必須集中精力在5月1日前完成系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)，以便學(xué)院可以用這個(gè)新系統(tǒng)進(jìn)行新學(xué)期注冊(cè)。為了編制項(xiàng)目進(jìn)度表，蘇和她的團(tuán)隊(duì)必須仔細(xì)研究一下合同、系統(tǒng)規(guī)格詳細(xì)說(shuō)明書(shū)及合適的運(yùn)營(yíng)日期，從而開(kāi)發(fā)出活動(dòng)清單、活動(dòng)屬性和里程碑清單。在對(duì)項(xiàng)目活動(dòng)進(jìn)行更加詳細(xì)的定義之后，蘇和她的團(tuán)隊(duì)將與他們的客戶一起評(píng)審活動(dòng)清單及活動(dòng)屬性，以確保這些活動(dòng)能按進(jìn)度進(jìn)行。錯(cuò)在哪里 在美國(guó)聯(lián)邦調(diào)查局(FBI)，三部曲項(xiàng)目失敗的原因之一就是糟糕的時(shí)間管理。“三部曲”是一個(gè)損失慘重且耗資巨大的系統(tǒng)項(xiàng)目，開(kāi)發(fā)軟件用了4年多的時(shí)間。這個(gè)系統(tǒng)本應(yīng)該能夠幫助聯(lián)邦調(diào)查局情報(bào)員把來(lái)自調(diào)查局內(nèi)部的各個(gè)獨(dú)立的信息數(shù)據(jù)庫(kù)的情報(bào)進(jìn)行匯總。2006年5月，政府預(yù)算機(jī)構(gòu)宣稱三部曲項(xiàng)目并沒(méi)有發(fā)揮它的核心功能--提高聯(lián)邦調(diào)查局的調(diào)查能力，并且該項(xiàng)目不但沒(méi)有按時(shí)完成里程碑事件，而且成本激增。 為應(yīng)對(duì)“9-11”等類似事件的襲擊，美國(guó)聯(lián)邦調(diào)查局在2001年初倉(cāng)促地開(kāi)始開(kāi)發(fā)這套新系統(tǒng)。以前的聯(lián)邦調(diào)查局情報(bào)員急需這套新的軟件，戴維德吉-威廉姆斯回想起“9-11”事件發(fā)生后不久，他加入到一群情報(bào)囊中間幫助收集情報(bào)的那段時(shí)間。情報(bào)員整日坐著椅子，在20臺(tái)老式計(jì)算機(jī)終端間前后牙棱，結(jié)果他們椅子上的滑輪最后都磨壞了。這20臺(tái)中的大多數(shù)計(jì)算機(jī)與包舍不回信息的各種數(shù)據(jù)庫(kù)相連。 國(guó)會(huì)聽(tīng)證會(huì)揭露了項(xiàng)目的許多問(wèn)題。例如，對(duì)項(xiàng)目要求規(guī)定的過(guò)于究松；整個(gè)項(xiàng)目過(guò)程中多次變更領(lǐng)導(dǎo)者；合同中并沒(méi)有設(shè)定完成項(xiàng)目的里程碑，也沒(méi)有針對(duì)工作延誤而制定懲罰措施。迭套新系統(tǒng)最終于2006年完工，成本超過(guò)5.37億美元--該項(xiàng)目延期1年多完工，成本超出預(yù)算2億多美元。現(xiàn)在聯(lián)邦調(diào)查局可能馬上就要用一種新的、有望改進(jìn)的系統(tǒng)一一“哨兵”來(lái)取代“三部曲”系統(tǒng)。6.3活動(dòng)排序 在定義完項(xiàng)目活動(dòng)之后，項(xiàng)目時(shí)間管理的下一步就是活動(dòng)排序或決定它們的依賴關(guān)系。活動(dòng)排序過(guò)程的輸入包括活動(dòng)清單和活動(dòng)屬性、項(xiàng)目范圍說(shuō)明書(shū)、里程碑清單和組織過(guò)程資產(chǎn)，從而決定活動(dòng)間的關(guān)系。活動(dòng)排序也涉及尋找活動(dòng)間存在依賴關(guān)系的原因和識(shí)別活動(dòng)問(wèn)依賴關(guān)系的不同種類。6.3.1依賴關(guān)系 依賴關(guān)系( dependency)或關(guān)系(relationship)與項(xiàng)目活動(dòng)或任務(wù)的排序有關(guān)。例如，開(kāi)始另一項(xiàng)活動(dòng)前，是否必須完成某一項(xiàng)活動(dòng)7項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)是否可以同時(shí)開(kāi)展多個(gè)活動(dòng)？某些活動(dòng)是否可以交叉進(jìn)行？對(duì)活動(dòng)間的這些關(guān)系或依賴關(guān)系的確定將會(huì)在很大程度上影響項(xiàng)日進(jìn)度的制定和控制。 項(xiàng)目活動(dòng)間之所以產(chǎn)生依賴關(guān)系，有3個(gè)基本原因： -強(qiáng)制依賴關(guān)系( mandatory dependencies)是指項(xiàng)目中所開(kāi)展工作的內(nèi)在本性。有時(shí)我們稱它為硬邏輯。例如，你必須在輸入密碼之后，才能測(cè)試密碼。 -自由依賴關(guān)系( discretionary dependencies)是指可以由項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)央定的活動(dòng)之間的關(guān)系。例如，一個(gè)經(jīng)驗(yàn)豐富的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，會(huì)在用戶對(duì)其所有分析工作提出反饋意見(jiàn)之后，才開(kāi)始詳細(xì)地設(shè)計(jì)一套新的信息系統(tǒng)。有時(shí)我們稱自由依賴關(guān)系為軟邏輯，而且我們要謹(jǐn)慎地使用這種自由依賴關(guān)系，因?yàn)樗赡軙?huì)限制后面的進(jìn)度選擇。 -外部依賴關(guān)系( external dependencies)是指項(xiàng)目和非項(xiàng)目活動(dòng)之間的關(guān)系。新操作系統(tǒng)和其他軟件的安裝可能取決于外部供應(yīng)商能否及時(shí)交付新硬件。盡管新硬件的交付可能不屬于項(xiàng)目的范圍，你也應(yīng)該給它增加一種外部依賴關(guān)系，因?yàn)榻桓堆诱`將會(huì)影響項(xiàng)目的進(jìn)度。 和活動(dòng)定義一樣，與項(xiàng)目利益相關(guān)者一起確定項(xiàng)目活動(dòng)問(wèn)存在的依賴關(guān)系，是一項(xiàng)十分熏要的工作。如果不進(jìn)行活動(dòng)排序，項(xiàng)目經(jīng)理就不能使用一些有效可行的項(xiàng)目進(jìn)度管理工具，如網(wǎng)絡(luò)圖和關(guān)鍵路徑分析。6.3.2網(wǎng)絡(luò)圖 網(wǎng)絡(luò)圖是顯示活動(dòng)順序的有效技術(shù)。網(wǎng)絡(luò)圖( network diagram)是一個(gè)顯示項(xiàng)目活動(dòng)間邏輯關(guān)系或順序的示意圖。一些人稱網(wǎng)絡(luò)圖為項(xiàng)目進(jìn)度網(wǎng)絡(luò)圖或計(jì)劃評(píng)審技術(shù)圖。本章后面的內(nèi)容將講述計(jì)劃評(píng)審技術(shù)(PERT)。圖6-2就是項(xiàng)目X的網(wǎng)絡(luò)圖。在該網(wǎng)絡(luò)圖中，使用了箭線圖法(ADM)或雙代號(hào)網(wǎng)絡(luò)圖法(AOA)。 注意這個(gè)網(wǎng)絡(luò)圖中的主要元素。字母A-J代表了為完成項(xiàng)目而開(kāi)展的具有相互依賴關(guān)系的活動(dòng)，這些活動(dòng)來(lái)自工作分解結(jié)構(gòu)和前面完成的活動(dòng)定義過(guò)程。箭線代表了活動(dòng)間的順序或任務(wù)間的關(guān)系。例如，只有活動(dòng)A完成后才能開(kāi)始活動(dòng)D，活動(dòng)D完成后才能開(kāi)始活動(dòng)H，等等。 繪制這個(gè)網(wǎng)絡(luò)圖使用的是雙代號(hào)網(wǎng)絡(luò)圖法( activity-on-arrow，AOA)或箭線圖法(arrow dia.-gramming method，ADM一種網(wǎng)絡(luò)圖技術(shù)。在AOA中，箭線代表活動(dòng)，節(jié)點(diǎn)用來(lái)連接活動(dòng)，進(jìn)而表示了活動(dòng)間的順序。節(jié)點(diǎn)(node)僅代表一項(xiàng)活動(dòng)的起點(diǎn)和終點(diǎn)。第一個(gè)節(jié)點(diǎn)代表項(xiàng)目的開(kāi)始，最后一個(gè)節(jié)點(diǎn)代表項(xiàng)目的結(jié)束。 我們應(yīng)當(dāng)牢記，網(wǎng)絡(luò)圖表示的是為完成項(xiàng)目而必須開(kāi)展的活動(dòng)，而并不是一場(chǎng)從第一個(gè)節(jié)點(diǎn)到最后一個(gè)節(jié)點(diǎn)的賽跑。另一個(gè)需要特別注意的是，工作分解結(jié)構(gòu)中的每一項(xiàng)并非都必須繪制在網(wǎng)絡(luò)圖上，僅把存在相互依賴關(guān)系的活動(dòng)繪制在網(wǎng)絡(luò)罔上就可以了。然而，有些人喜歡把項(xiàng)目從開(kāi)始到結(jié)束的所有活動(dòng)都繪制到網(wǎng)絡(luò)圖上，這是一個(gè)個(gè)人喜好的問(wèn)題。因?yàn)橐粋€(gè)項(xiàng)目中有數(shù)以百計(jì)的活動(dòng)，繪制網(wǎng)絡(luò)圖時(shí)，僅列出存在相互依賴關(guān)系的活動(dòng)，可能會(huì)更簡(jiǎn)單一點(diǎn)，尤其是對(duì)于大型項(xiàng)目來(lái)說(shuō)。有時(shí)僅把總結(jié)性任務(wù)繪制在網(wǎng)絡(luò)圖上就足夠了，或者你也可以把一個(gè)項(xiàng)目分解成若干個(gè)小網(wǎng)絡(luò)圖。 假設(shè)給你一組項(xiàng)目活動(dòng)，并給出這些活動(dòng)的起始和終止節(jié)點(diǎn)，按照下列步驟，你可以繪制一個(gè)雙代號(hào)網(wǎng)絡(luò)圖。 (1)找出所有在第一個(gè)節(jié)點(diǎn)開(kāi)始的活動(dòng)。畫(huà)出它們的終止節(jié)點(diǎn)，然后在第一個(gè)節(jié)點(diǎn)和每一個(gè)活動(dòng)的終止節(jié)點(diǎn)間畫(huà)出箭線。把活動(dòng)名稱或代表活動(dòng)的字母標(biāo)注在相應(yīng)的箭線上。如果有估計(jì)的活動(dòng)工期，就像圖6-2中顯示的那樣，把它標(biāo)注在活動(dòng)名稱或字母的旁邊。例如，A=l是指活動(dòng)A的工期是一天、一周或是其他時(shí)間單位。還要確保所有箭線都帶有箭頭，以表示關(guān)系的方向。 (2)繼續(xù)從左到右繪制網(wǎng)絡(luò)圖，找到發(fā)散點(diǎn)和匯聚點(diǎn)。當(dāng)兩個(gè)或兩個(gè)以上的活動(dòng)跟在單個(gè)節(jié)點(diǎn)之后時(shí)叫做發(fā)散( hursts)；當(dāng)兩個(gè)或兩個(gè)以上的節(jié)點(diǎn)排在單個(gè)節(jié)點(diǎn)之前時(shí)叫做匯聚（merge）。例如，在圖6 2中，節(jié)點(diǎn)l是一個(gè)發(fā)散點(diǎn)，因?yàn)樗竺娓泄?jié)點(diǎn)2、3和4。節(jié)點(diǎn)5是一個(gè)匯聚點(diǎn)，因?yàn)樗懊嬗泄?jié)點(diǎn)2和3。 (3)繼續(xù)繪制雙代號(hào)網(wǎng)絡(luò)圖，直到所有的活動(dòng)都包含在網(wǎng)絡(luò)圖中。 (4)一般情況下，所有的箭頭應(yīng)該指向右邊。在雙代號(hào)網(wǎng)絡(luò)圖中，箭線不能出現(xiàn)交叉。有時(shí)還需要重新繪制網(wǎng)絡(luò)網(wǎng)，以便讓它看起來(lái)更加美觀。 總體來(lái)說(shuō)，雙代號(hào)網(wǎng)絡(luò)圖比較容易理解和繪制，但另外有一種方法使用更加普遍，即前導(dǎo)網(wǎng)法。前導(dǎo)圖法( precedence diagramming method，PDM)是一種用方框表示活動(dòng)的網(wǎng)絡(luò)圖技術(shù)。在顯示活動(dòng)的某種時(shí)間關(guān)系類型時(shí)，該方法十分有效。 網(wǎng)6-3顯示了項(xiàng)目活動(dòng)間可能存在的各種關(guān)系。在找出項(xiàng)目活動(dòng)問(wèn)存在的依賴關(guān)系的原因后（強(qiáng)制的、自由的或外部的），你就能確定這些關(guān)系的類型。需要注意的是，有關(guān)活動(dòng)和任務(wù)的術(shù)語(yǔ)可以互換使用，就像依賴關(guān)系和關(guān)系可以互換使用一樣。讀者可查看附錄A，了解MS Project2007是如何確定活動(dòng)關(guān)系的。活動(dòng)間共有4種關(guān)系： -完成一開(kāi)始（finish-to-start）：該關(guān)系表示“從”活動(dòng)（前置活動(dòng)）完成后才能開(kāi)始“到”活動(dòng)（后續(xù)活動(dòng)）。例如，只有安裝完一個(gè)軟件或一個(gè)系統(tǒng)之后，才能開(kāi)始對(duì)用戶進(jìn)行培訓(xùn)。完成一開(kāi)始是最常見(jiàn)的關(guān)系類型，在雙代號(hào)網(wǎng)絡(luò)圖中僅使用完成開(kāi)始關(guān)系。 -開(kāi)始一開(kāi)始（start-to-start）：該關(guān)系表示只有“到”活動(dòng)（后續(xù)活動(dòng)）開(kāi)始后，“從”活動(dòng)才能開(kāi)始。例如，在幾個(gè)IT項(xiàng)目中，一組活動(dòng)可以同時(shí)進(jìn)行。當(dāng)一個(gè)新系統(tǒng)運(yùn)行時(shí)，許多任務(wù)都在執(zhí)行。 -完成一完成（finish-to-finish）：該關(guān)系表示“到”活動(dòng)完成前，“從”活動(dòng)必須完成。在另一項(xiàng)任務(wù)還沒(méi)有完成時(shí)，一項(xiàng)任務(wù)就無(wú)法完成。例如，產(chǎn)品生嚴(yán)沒(méi)有結(jié)束，質(zhì)量控工作就不能停止，盡管兩項(xiàng)活動(dòng)可以同時(shí)進(jìn)行。 -開(kāi)始一完成（start-to-finish）：該關(guān)系表明“從”活動(dòng)必須開(kāi)始后，“到”活動(dòng)才能完成。這種關(guān)系很少使用，但在有些情況下使用這種關(guān)系是合理的。例如，一個(gè)組織在開(kāi)始制造過(guò)程時(shí)，盡量及時(shí)補(bǔ)充好原材料。制造過(guò)程開(kāi)始的推遲將會(huì)延遲原材料的補(bǔ)給。另外一個(gè)例子是，一個(gè)保姆是否能結(jié)束照看孩子的任務(wù)只能取決于孩子父母是否到家。必須是父母到家以后，保姆才能完成照顧孩子的任務(wù)。 圖6-4顯示了項(xiàng)目X是如何使用前導(dǎo)圖法的。在前導(dǎo)圖中，我們注意到，活動(dòng)被標(biāo)注在方框內(nèi)，而方框代表節(jié)點(diǎn)。箭線表明了活動(dòng)間的關(guān)系，這個(gè)前導(dǎo)圖是用MS Project軟件繪制而成的，該軟件自動(dòng)地把其他信息標(biāo)注在每一個(gè)節(jié)點(diǎn)內(nèi)。每一個(gè)任務(wù)方框都注有開(kāi)始和完成日期（圖中標(biāo)注為Start和Finish），任務(wù)的編碼（圖中標(biāo)注為ID），任務(wù)的工期（圖中標(biāo)注為Dur）。如果分配給任務(wù)資源，還會(huì)注有資源名稱（在圖中標(biāo)注為Res）。在MS Project軟件繪制的網(wǎng)絡(luò)圖中，關(guān)鍵路徑巾的任務(wù)方框邊界自動(dòng)顯示為紅色。在圖6-4中，關(guān)鍵任務(wù)方框的邊界由粗線條繪制。 與雙代號(hào)網(wǎng)絡(luò)圖技術(shù)相比，前導(dǎo)圖法使用得更加普遍，并且還有許多優(yōu)勢(shì)。第一，大部分項(xiàng)目管理軟件使用的都是前導(dǎo)圖法。第二，前導(dǎo)圖法無(wú)需使用虛活動(dòng)。虛活動(dòng)( dummy activities)是指沒(méi)有工期和資源需求的活動(dòng)，有時(shí)偶爾在雙代號(hào)網(wǎng)絡(luò)圖中，用來(lái)輔助表示活動(dòng)間的邏輯關(guān)系。它們通常用虛箭線來(lái)表示，估計(jì)的工期為零。第三，前導(dǎo)圖法可表明任務(wù)間的多種關(guān)系，而在雙代號(hào)網(wǎng)絡(luò)圖中只有完成開(kāi)始這一種關(guān)系。在附錄A中，讀者將更多地了解如何使用MSProject 2007進(jìn)行活動(dòng)排序。 6.4活動(dòng)資源估計(jì) 在估計(jì)每一項(xiàng)活動(dòng)的工期前，你必須充分了解分配給每項(xiàng)活動(dòng)的資源（人、設(shè)備和原材料）的數(shù)量和類型。項(xiàng)目和組織的特征將會(huì)影響到資源估計(jì)。專家判斷、備選方案分析、估算數(shù)據(jù)和項(xiàng)目管理軟件（參見(jiàn)第7章）都是有助于資源估計(jì)的可行工具。重要的一點(diǎn)是，決定哪些是項(xiàng)目必需資源的人應(yīng)該有過(guò)類似項(xiàng)目的經(jīng)歷和經(jīng)驗(yàn)，并與組織一起開(kāi)展過(guò)項(xiàng)目。 在活動(dòng)資源估計(jì)過(guò)程中，需要關(guān)注以下重要問(wèn)題： -在這個(gè)項(xiàng)目中，完成具體活動(dòng)的難度有多大？ -項(xiàng)目說(shuō)明書(shū)中是否有特殊的內(nèi)容會(huì)影響到資源的使用？ -組織過(guò)去開(kāi)展類似項(xiàng)目的歷史，組織以前是否執(zhí)行過(guò)類似的任務(wù)？做這些工作的人員水平怎樣？ -組織是否有可用的人力、設(shè)備及材料來(lái)開(kāi)展項(xiàng)目？組織中的政策是否有一些會(huì)影響到資源的使用？ -組織是否需要獲得更多的資源來(lái)完成工作可以把一些工作外包嗎？當(dāng)外包可行時(shí)，到底是增加還是減少了資源的需求量？為了回答這些問(wèn)題，我們必須知道項(xiàng)目的活動(dòng)清單、活動(dòng)屬眭、項(xiàng)目管理計(jì)劃、企業(yè)的環(huán)境因素、組織過(guò)程資產(chǎn)（例如人事和外包政策）和可用資源的信息。在項(xiàng)目初期，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)可能不知道有哪些人、設(shè)備和原材料可用。例如，他們可能從以前的項(xiàng)目中了解到，項(xiàng)目的執(zhí)行人員巾既包括有經(jīng)驗(yàn)的，也有沒(méi)有經(jīng)驗(yàn)的。他們可能也會(huì)根據(jù)可用的信息估計(jì)正常完成活動(dòng)所要花費(fèi)的時(shí)間和人力。 充分利用頭腦風(fēng)暴法并評(píng)估資源的備選方案十分重要，尤其當(dāng)一個(gè)項(xiàng)目中的人員具有不同的背景或來(lái)自不同的公司時(shí)。因?yàn)榇蟛糠猪?xiàng)目都會(huì)有大量人員參與，成本大部分用于支付工資和津貼。在項(xiàng)目早期，聽(tīng)取不同人的意見(jiàn)，能夠有效地幫助選擇資源和處理資源事務(wù)。當(dāng)可利用的信息越來(lái)越多時(shí)，資源估計(jì)電應(yīng)相應(yīng)地進(jìn)行更新。 資源估計(jì)過(guò)程的主要輸出包括：活動(dòng)資源清單、資源分解結(jié)構(gòu)、變更申請(qǐng)，以及必要的時(shí)候，列活動(dòng)屬性和資源日歷的更新。如果分配給初級(jí)員工許多任務(wù)，那項(xiàng)目經(jīng)理可能會(huì)分配額外的時(shí)間和資源來(lái)幫助培訓(xùn)和指導(dǎo)這些員丁。活動(dòng)資源估計(jì)不僅是活動(dòng)工期估計(jì)的基礎(chǔ)，而且還為項(xiàng)目成本管理（參見(jiàn)第7章）、項(xiàng)目人力資源管理（參見(jiàn)第9章）、項(xiàng)目溝通管理（參見(jiàn)第10章）、項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理（參見(jiàn)第11章）及項(xiàng)目采購(gòu)管理（參見(jiàn)第12章）提供了重要的信息。資源分解結(jié)構(gòu)( resource breakdown structure)是一種根據(jù)類別和類型來(lái)識(shí)別項(xiàng)目資源的層級(jí)結(jié)構(gòu)。例如，資源類別中可能包括分析師、程序員和檢驗(yàn)員。拿程序員來(lái)說(shuō)，又可能有多種程序員，比如，Java程序員和COBOL程序員等。這類信息都有助于確定資源成本和獲得資源等。6.5活動(dòng)工期估計(jì) 在和主要的利益相關(guān)者一起定義了活動(dòng)、確定了活動(dòng)間的關(guān)系并估計(jì)了活動(dòng)所需的資源之后，項(xiàng)目時(shí)間管理的下一個(gè)過(guò)程就是活動(dòng)工期估計(jì)。需要特別注意的是，工期( duration)等于開(kāi)展活動(dòng)的實(shí)際時(shí)間加占用時(shí)間。例如，盡管可能只花一周或5天就能完成一項(xiàng)實(shí)際的工作，但估計(jì)的工期可能是兩周，目的是根據(jù)外部信息留出一些額外的時(shí)間進(jìn)行調(diào)整。分配給一項(xiàng)任務(wù)的資源也會(huì)影響該任務(wù)的工期估計(jì)。不要混淆工期和人工量這兩個(gè)概念，人工量(effort)是指完成一項(xiàng)任務(wù)所需（多少個(gè)單位）的工作天數(shù)和工作小時(shí)。一天的工期估計(jì)可以是基于8小時(shí)工作或每周80小時(shí)工作。工期是指時(shí)間估計(jì)，而不是人工量估計(jì)。當(dāng)然，二者之間也存在聯(lián)系，所以在項(xiàng)目進(jìn)展過(guò)程中進(jìn)行工期估計(jì)或更新工期估計(jì)時(shí)，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員必須驗(yàn)證他們的假設(shè)。實(shí)際上，工作執(zhí)行者在做活動(dòng)工期估計(jì)時(shí)是最有發(fā)言權(quán)的，因?yàn)橐罁?jù)能否按工期完成活動(dòng)來(lái)評(píng)估他們的工作績(jī)效。如果項(xiàng)目的范圍發(fā)生了變化，應(yīng)更新工期估計(jì)以反映這些變化。回顧類似的項(xiàng)目和尋求專家的建議將有助于做好活動(dòng)工期估計(jì)。 進(jìn)行活動(dòng)工期估計(jì)還需要有幾項(xiàng)輸入。活動(dòng)清單、活動(dòng)屬性、活動(dòng)資源需求、資源日歷、項(xiàng)目范圍說(shuō)明、企業(yè)環(huán)境因素和組織過(guò)程資產(chǎn)所包含的信息都會(huì)影響工期估計(jì)。除了阿顧過(guò)去的項(xiàng)目信息，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)也應(yīng)該回顧一下工期估計(jì)的準(zhǔn)確性。也就是說(shuō)，與項(xiàng)目的實(shí)際執(zhí)行情況有多大偏差。例如，如果發(fā)生所有的工期估計(jì)都太長(zhǎng)或是太短，就應(yīng)該更新所做的估計(jì)，以反映他們所發(fā)生的情況。在做活動(dòng)工期估計(jì)時(shí)，要特別注意資源的可得性，尤其是人力資源。從事工作的人員都需要什么特殊技能？項(xiàng)目巾人員的技能水平如何？在項(xiàng)目進(jìn)行的任何時(shí)間，預(yù)計(jì)有多少人可用？ 活動(dòng)工期估計(jì)的輸出包括活動(dòng)工期的估計(jì)和項(xiàng)目文件更新。估計(jì)的工期常常是不連續(xù)的數(shù)字，比如4周；或是一個(gè)時(shí)問(wèn)范同，比如3-5周；或是進(jìn)行三點(diǎn)估計(jì)。三點(diǎn)估計(jì)(three-point es-timate)是一種包括樂(lè)觀估計(jì)、最大可能估計(jì)和悲觀估計(jì)的估計(jì)方法。例如，樂(lè)觀估計(jì)的工期為3周，最大可能估計(jì)的工期是4周，而悲觀估計(jì)的工期是5周。樂(lè)觀估計(jì)以最好的設(shè)想為基礎(chǔ)，而悲觀估計(jì)則以最壞的設(shè)想為基礎(chǔ)。所謂最大可能估計(jì)就像其字面意思那樣，它以最有可能發(fā)生的設(shè)想為基礎(chǔ)。三點(diǎn)估計(jì)可用于計(jì)劃評(píng)審技術(shù)( PERT)的估計(jì)（本章后面將會(huì)講述）和蒙特卡羅模擬（參見(jiàn)第11章）。其他的工期估計(jì)技術(shù)還有類比估計(jì)、參數(shù)估計(jì)和反向分析（參見(jiàn)第7章）。專家判斷法也是進(jìn)行活動(dòng)工期估計(jì)的重要工具。6.6進(jìn)度安排 進(jìn)度安排就是依據(jù)項(xiàng)目時(shí)間管理前幾個(gè)過(guò)程的結(jié)果確定項(xiàng)目的開(kāi)始和結(jié)束日期。項(xiàng)目進(jìn)度表生成之前，項(xiàng)目時(shí)間管理的全部過(guò)程常常會(huì)反復(fù)進(jìn)行。進(jìn)度安排的最終日標(biāo)是編制一份切實(shí)可行的項(xiàng)目進(jìn)度表，從而為在時(shí)間維度七監(jiān)控項(xiàng)目的進(jìn)展情況提供了依據(jù)。進(jìn)度安排過(guò)程的主要輸出有項(xiàng)目進(jìn)度表、進(jìn)度模型數(shù)據(jù)、進(jìn)度基線、變更申請(qǐng)，以及對(duì)資源需求、活動(dòng)屬性、項(xiàng)目日歷和項(xiàng)目管理計(jì)劃的更新。一些項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)通過(guò)構(gòu)建計(jì)算機(jī)模型、繪制網(wǎng)絡(luò)圖、輸入資源需求和可用時(shí)間、校正其他信息，進(jìn)而快速生成備選進(jìn)度方案。參見(jiàn)附錄A，讀者可以了解如何使用Project2007進(jìn)行進(jìn)度安排。 以下幾個(gè)工具和技術(shù)有助于做好進(jìn)度安排。 -甘特圖：一種用于顯示項(xiàng)目進(jìn)度信息的常見(jiàn)工具。 -關(guān)鍵路徑分析：一種用于設(shè)定和控制項(xiàng)目進(jìn)度的重要工具。 -關(guān)鍵鏈進(jìn)度安排法：當(dāng)編制項(xiàng)目進(jìn)度表時(shí)，這種技術(shù)主要考慮如何使用有限的資源。 -計(jì)劃評(píng)審技術(shù)(PERT)分析：一種評(píng)估項(xiàng)目中進(jìn)度風(fēng)險(xiǎn)的工具。 下面分別舉例說(shuō)明這些工具和技術(shù)，并分析它們的優(yōu)缺點(diǎn)（參見(jiàn)《項(xiàng)目管理知識(shí)體系指南》（第4版），讀者可了解這些主要技術(shù)和其他工具是怎樣分類的）。6.6.1甘特圖 甘特圖( Gantt charts)提供了一套顯示項(xiàng)目進(jìn)度信息的標(biāo)準(zhǔn)模式（是一個(gè)日歷模式，其中列舉了項(xiàng)目活動(dòng)和活動(dòng)的開(kāi)始日期和結(jié)束日期）。有時(shí)甘特圖也被人們稱為條形圖，因?yàn)樵诟侍貓D中活動(dòng)的開(kāi)始日期和結(jié)束日期都用水平橫條來(lái)顯示。圖6 5是一個(gè)用MS Project軟件繪制的項(xiàng)目X的簡(jiǎn)易甘特圖。圖6-6是用微軟提供的模板為一個(gè)軟件發(fā)布項(xiàng)目繪制的更為復(fù)雜的甘特圖。甘特圖上的活動(dòng)應(yīng)該與工作分解結(jié)構(gòu)中的活動(dòng)相一致，而丁作分解結(jié)構(gòu)中的活動(dòng)要與活動(dòng)清單和里程碑清單相一致。注意，在軟件發(fā)布項(xiàng)目生成的甘特圖中包含里程碑、總結(jié)性任務(wù)、每個(gè)任務(wù)的工期和表明任務(wù)間關(guān)系的箭線。 注意，圖6-6中使用了不同的符號(hào)。 -黑色鉆石符號(hào)代表里程碑。在圖6-6中，任務(wù)1，“營(yíng)銷計(jì)劃書(shū)分發(fā)”是項(xiàng)目的一個(gè)里程碑，該里程碑于3月17日發(fā)生。任務(wù)3、4、8、9、14、25、27、43和45也都是項(xiàng)目的里程碑。對(duì)于每一個(gè)大型項(xiàng)目來(lái)說(shuō)，高層項(xiàng)目經(jīng)理可能只想了解甘特圖里的里程碑。MSProject軟件允許過(guò)濾甘特圖中的信息，這樣就能方便地指示特定的任務(wù)，比如里程碑。 -兩端帶有箭頭的黑色粗條代表總結(jié)性任務(wù)。例如，活動(dòng)12 -15-“設(shè)計(jì)創(chuàng)新性的大綱”，“開(kāi)發(fā)概念”，“創(chuàng)新性概念”和“廣告設(shè)計(jì)”都是總結(jié)性任務(wù)11“廣告”的次任務(wù)。在大部分項(xiàng)目管理軟件中，工作分解結(jié)構(gòu)中的活動(dòng)被稱為任務(wù)和次任務(wù)。 -淺灰色的水平線條代表了每項(xiàng)任務(wù)的工期，像圖6-6中任務(wù)5、6、7、10、12、13、l5、22、24、26和44。例如，與次任務(wù)5“包裝”所對(duì)應(yīng)的灰色水平條表示該活動(dòng)在2月中旬開(kāi)始到5月初結(jié)束。 -連接這些符號(hào)的箭線表明了任務(wù)間的關(guān)系。通常甘特圖不顯示任務(wù)間的關(guān)系，這是它最大的不足之處。但如果把活動(dòng)間的關(guān)系輸入到MS Project中，軟件也會(huì)自動(dòng)地在甘特圖中顯示這些信息。 1.在甘特圖中添加里程碑 里程碑是一個(gè)進(jìn)度表中相當(dāng)重要的部分，尤其對(duì)于大型項(xiàng)目來(lái)說(shuō)。許多人喜歡集中精力實(shí)現(xiàn)里程碑，所以你可以通過(guò)設(shè)定里程碑來(lái)強(qiáng)調(diào)重要的事件和項(xiàng)目的輸出。一般來(lái)說(shuō)，我們通過(guò)輸入零工期任務(wù)設(shè)定里程碑。在MS Project中，在“任務(wù)信息”對(duì)話框的“高級(jí)”標(biāo)簽中選擇合適的選項(xiàng)就能把任何任務(wù)設(shè)定為里程碑。該任務(wù)的工期不會(huì)變?yōu)榱悖诟侍貓D中會(huì)顯示里程碑的符號(hào)，用來(lái)表示基于這個(gè)開(kāi)始時(shí)間的任務(wù)。參見(jiàn)附錄A，你可以了解更多的信息。 為了讓里程碑更加有意義，一些人使用SMART標(biāo)準(zhǔn)來(lái)定義里程碑。SMART標(biāo)準(zhǔn)(SMARTcriteria)是一種指導(dǎo)方針，按照該標(biāo)準(zhǔn)，里程碑應(yīng)當(dāng)： -Specific-具體。 -Measurable-可測(cè)量。 -Assignable-可分配。 -Realistic-符合實(shí)際。 -Time-framed-有時(shí)間限制。 例如，如果每一個(gè)人都知道營(yíng)銷計(jì)劃的內(nèi)容，如何發(fā)布計(jì)劃、發(fā)放多少份復(fù)印件、發(fā)放給誰(shuí)、誰(shuí)負(fù)責(zé)發(fā)放，那么發(fā)布營(yíng)銷計(jì)劃就是具體的、可測(cè)量的和可分配的里程碑。如果發(fā)布營(yíng)銷計(jì)劃這項(xiàng)任務(wù)可以實(shí)現(xiàn)并在合適的時(shí)間里安排，它就是符合實(shí)際且有時(shí)間限制的里程碑。 2.使用追蹤甘特圖比較計(jì)劃日期和實(shí)際日期 追蹤甘特圖是一種顯示項(xiàng)目實(shí)際進(jìn)度信息的特殊甘特圖，可用于評(píng)估項(xiàng)目的進(jìn)度。 圖6-7顯示的就是一個(gè)追蹤甘特圖（Tracking Gantt chart）這種甘特圖比較了原計(jì)劃項(xiàng)目進(jìn)度的信息和實(shí)際項(xiàng)目進(jìn)度的信息。活動(dòng)的計(jì)劃進(jìn)度日期叫做基準(zhǔn)日期( baseline dates)，已批準(zhǔn)的整個(gè)原計(jì)劃進(jìn)度叫做進(jìn)度基線( schedule baseline)。追蹤的甘特圖中有兩種方框（圖6—7中隱藏了）。一類方框中標(biāo)注有“開(kāi)始”和“完成”代表每項(xiàng)任務(wù)的實(shí)際開(kāi)始和完成日期，另一類方框中標(biāo)注有“開(kāi)始基線”和“完成基線”代表每項(xiàng)任務(wù)的原計(jì)劃開(kāi)始日期和完成日期。在本例中，該項(xiàng)目已經(jīng)完成，但是有幾項(xiàng)任務(wù)并沒(méi)有按原定的開(kāi)始日期和完成日期執(zhí)行。 作為進(jìn)度評(píng)估的工具，追蹤甘特圖中使用了一些其他的符號(hào)。 -注意在如圖6-7所示的甘特圖中，每一項(xiàng)任務(wù)通常有兩個(gè)水平條與之相對(duì)應(yīng)。上面的水平條代表每項(xiàng)任務(wù)的計(jì)劃工期或基準(zhǔn)工期，下面的水平爭(zhēng)代表了任務(wù)的實(shí)際工期。圖中次任務(wù)1.2和l.3分別就有兩個(gè)水平條與之相對(duì)應(yīng)。如果上下兩個(gè)水平條長(zhǎng)度相等，并且開(kāi)始和完成日期一樣，那么該任務(wù)的實(shí)際進(jìn)度和計(jì)劃進(jìn)度是相同的。圖中次任務(wù)l.l就是這種情況，任務(wù)在計(jì)劃的3月4日開(kāi)始并完成。如果上下兩個(gè)水平條的兩端所對(duì)應(yīng)的日期不一致，就表示實(shí)際進(jìn)度與計(jì)劃進(jìn)度或基準(zhǔn)進(jìn)度不同。如果上面的水平條比下面的拉平條短，就表明實(shí)際完成該任務(wù)花的時(shí)間比原計(jì)劃要長(zhǎng)；如果上面的水平條比下面的水平條長(zhǎng)，就說(shuō)明實(shí)際完成該任務(wù)花的時(shí)間比原計(jì)劃要少。圖中主任務(wù)1和2所對(duì)應(yīng)的條狀水平條表示了總結(jié)性任務(wù)的原計(jì)劃工期。，黑色的水平條與之相接，表示總結(jié)性任務(wù)的延續(xù)進(jìn)行。例如，圖中清晰地表明主任務(wù)2所花的實(shí)際工期比原計(jì)劃長(zhǎng)。 -追蹤甘特圖中的白色鉆石符號(hào)代表了延誤的里程碑( slipped milestone)。延誤的里程碑是指里程碑活動(dòng)的完成比原計(jì)劃推遲了。例如，圖中的最后一項(xiàng)任務(wù)所對(duì)應(yīng)的條狀水平條代表了延誤的里程碑，它表示最終陳述報(bào)告任務(wù)的完成時(shí)間比原計(jì)劃要晚。 -水平條右邊的百分?jǐn)?shù)表示每項(xiàng)任務(wù)的完成百分比。例如，100%是指一項(xiàng)任務(wù)已經(jīng)完成。50%是指任務(wù)仍在進(jìn)行中，但已經(jīng)完成了50%。 追蹤甘特圖是以項(xiàng)目任務(wù)完成的百分比或?qū)嶋H的開(kāi)始日期和結(jié)束日期為基礎(chǔ)。項(xiàng)目經(jīng)理利用追蹤甘特圖可以監(jiān)控單個(gè)任務(wù)或整個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)度進(jìn)展情況。例如，圖6-7表示該項(xiàng)目已經(jīng)完成。該項(xiàng)目按原計(jì)劃開(kāi)始，但是完成的時(shí)間稍微有點(diǎn)推遲，原計(jì)劃完成日期是5月8日，而實(shí)際完成日期是5月13日。 使用甘特圖的主要好處在于，它提供了一套顯示計(jì)劃和實(shí)際項(xiàng)目進(jìn)度信息的標(biāo)準(zhǔn)模式。另外，甘特圖也比較容易理解和繪制。甘特圖最大的不足在于，它不顯示任務(wù)之間的關(guān)系。如果用項(xiàng)目管理軟件繪制甘特圖，并且任務(wù)間存在聯(lián)系，那么任務(wù)間的關(guān)系也能被顯示出來(lái)，但顯示的方式與網(wǎng)絡(luò)圖所顯示的方式截然不同。不管你是喜歡用甘特圖還是喜歡用網(wǎng)絡(luò)圖來(lái)表示任務(wù)間的關(guān)系，這都只是個(gè)人喜好的問(wèn)題。6.6.2關(guān)鍵路徑法 許多項(xiàng)目都沒(méi)能按原計(jì)劃的進(jìn)度進(jìn)行。關(guān)鍵路徑法( critical path method，CPM)也叫關(guān)鍵路徑分析(critical path analysis)，是一種用于預(yù)測(cè)整個(gè)項(xiàng)目工期的網(wǎng)絡(luò)圖技術(shù)。這個(gè)重要的工具能幫助你克服項(xiàng)目進(jìn)度的延誤。一個(gè)項(xiàng)目的關(guān)鍵路徑( critical path)是指決定該項(xiàng)目最早完成時(shí)間的一系列活動(dòng)。它是嗣絡(luò)圖中最長(zhǎng)的路徑，并具有最小的浮動(dòng)或時(shí)差。浮動(dòng)或時(shí)差( float orslack)是指在不耽誤后續(xù)活動(dòng)開(kāi)展或推遲項(xiàng)目完成日期的前提下，一項(xiàng)活動(dòng)可以推遲開(kāi)始的時(shí)間。在項(xiàng)目開(kāi)展的過(guò)程中，通常多個(gè)任務(wù)可以同時(shí)進(jìn)行，因此，大多數(shù)項(xiàng)目網(wǎng)絡(luò)圖中都存在多條路徑。最長(zhǎng)路徑或路徑t}，所含的關(guān)鍵任務(wù)決定著項(xiàng)目的完成日期。當(dāng)然，只有在完成所有任務(wù)之后，才能完成整個(gè)項(xiàng)口。 1.計(jì)算關(guān)鍵路徑 為了找出項(xiàng)目的關(guān)鍵路徑，首先必須繪制一份好的網(wǎng)絡(luò)圖，而繪制一份好的網(wǎng)絡(luò)網(wǎng)需要根據(jù)工作分解結(jié)構(gòu)制定一份好的活動(dòng)清單。一旦繪制完網(wǎng)絡(luò)圖，就需要估計(jì)每一項(xiàng)活動(dòng)的工期，以確定關(guān)鍵路徑。計(jì)算關(guān)鍵路徑就是把網(wǎng)絡(luò)圖中每一條路徑上所有活動(dòng)的工期加總求和，最長(zhǎng)的路徑就是關(guān)鍵路徑。 圖6-8再次顯示了項(xiàng)目X的雙代號(hào)網(wǎng)絡(luò)圖。注意，既可以使用雙代號(hào)網(wǎng)絡(luò)圖法，也可以使用前導(dǎo)圖法來(lái)確定項(xiàng)目的關(guān)鍵路徑。圖6-8顯示了網(wǎng)絡(luò)圖中的所有路徑，共4條路徑。注意，在雙代號(hào)網(wǎng)絡(luò)圖中每一路徑都是從節(jié)點(diǎn)1開(kāi)始，以節(jié)點(diǎn)8結(jié)束。圖中電顯示了網(wǎng)絡(luò)圖中每一條路徑的長(zhǎng)度或工期總和。把路徑上每一個(gè)活動(dòng)的工期加總求和就得到了路徑的長(zhǎng)度。因?yàn)槁窂紹-E-H-J的工期最長(zhǎng)，共16天，所以它就是該項(xiàng)目的關(guān)鍵路徑。 關(guān)鍵路徑的真正意義是什么？關(guān)鍵路徑表明了完成項(xiàng)目所需的最短時(shí)間。盡管關(guān)鍵路徑是最長(zhǎng)的路徑，但它表示的卻是完成項(xiàng)目所需的最短時(shí)間。如果關(guān)鍵路徑中的一個(gè)或多個(gè)活動(dòng)的實(shí)際完成工期比原計(jì)劃的要長(zhǎng)，那整個(gè)項(xiàng)目進(jìn)度就會(huì)出現(xiàn)延誤，除非項(xiàng)目經(jīng)理采取必要的措施。 項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)在管理關(guān)鍵路徑時(shí)可以采取創(chuàng)新的方法。例如，喬思-克納特森--項(xiàng)目管理領(lǐng)域的著名作家和演說(shuō)家，常常講起一個(gè)大猩猩玩具是如何幫助蘋(píng)果電腦公司按時(shí)完成項(xiàng)目的故事。在項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員的工作區(qū)域有許多小隔間，當(dāng)前負(fù)責(zé)執(zhí)行關(guān)鍵路徑上任務(wù)的人，無(wú)論是誰(shuí)，會(huì)在他的隔間上面放一個(gè)大而呆板的大猩猩，這樣大家就會(huì)知道這個(gè)人的時(shí)間是最緊張的，其他人就會(huì)盡量不打擾他。當(dāng)一項(xiàng)關(guān)鍵任務(wù)完成后，那個(gè)大猩猩就會(huì)傳給負(fù)責(zé)執(zhí)行下一個(gè)關(guān)鍵任務(wù)的人。 2.種草可能是關(guān)鍵路徑中的任務(wù) 人們常常不明白什么是一個(gè)項(xiàng)日的關(guān)鍵路徑以及它的真正意義是什么。一些人認(rèn)為關(guān)鍵路徑中包含有最關(guān)鍵的任務(wù)。然而，關(guān)鍵路徑僅僅與項(xiàng)目的時(shí)間維度有關(guān)。盡管它的名稱中有“關(guān)鍵”一詞，但這并不是指它包含所有的關(guān)鍵活動(dòng)。例如，在2000年5月的項(xiàng)目管理協(xié)會(huì)(PMI-ISSIG)專業(yè)研討會(huì)上，弗蘭克-埃德曼，迪士尼“創(chuàng)意工程”的項(xiàng)日?qǐng)?zhí)行總裁在其演講中說(shuō)道，在建造迪士尼動(dòng)物王國(guó)主題公園這一項(xiàng)目中，種草是該項(xiàng)目關(guān)鍵路徑上的任務(wù)1500英畝大的公園需要種植許多特殊的草以供動(dòng)物棲息，并且一些草要數(shù)年才能艮成。另一種誤解認(rèn)為關(guān)鍵路徑是網(wǎng)絡(luò)圖中最短的路徑。在某些領(lǐng)域中，比如研究運(yùn)輸建模問(wèn)題時(shí)，繪制類似網(wǎng)絡(luò)圖的目標(biāo)就是從中找出最短路徑。然而，對(duì)一個(gè)項(xiàng)目來(lái)說(shuō)，要完成整個(gè)項(xiàng)目就必須完成每一項(xiàng)活動(dòng)或任務(wù)。選擇最短的路徑并不是問(wèn)題的關(guān)鍵。 關(guān)鍵路徑分析的其他方面也可能讓人迷惑不解。一個(gè)項(xiàng)目可能有多個(gè)關(guān)鍵路徑嗎？關(guān)鍵路徑會(huì)改變嗎？在項(xiàng)目X的例子中，假設(shè)估汁活動(dòng)A的工期是3天而不是1天，這個(gè)新估計(jì)的工期使路徑1的長(zhǎng)度變?yōu)?6天。現(xiàn)在項(xiàng)目中有兩條最長(zhǎng)的路徑，它們的工期相等，因此存在兩條關(guān)鍵路徑。所以，一個(gè)項(xiàng)目中可能存在多條關(guān)鍵路徑。項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)密切監(jiān)控關(guān)鍵路徑上活動(dòng)的績(jī)效，以避免延誤項(xiàng)日的完成。如果項(xiàng)目巾存在多條關(guān)鍵路徑，項(xiàng)目經(jīng)理必須密切監(jiān)控所有的關(guān)鍵路徑。 項(xiàng)目中的關(guān)鍵路徑隨著項(xiàng)目的進(jìn)展可能會(huì)發(fā)生變化。例如，在這個(gè)例子中，假設(shè)項(xiàng)目開(kāi)始時(shí)一切都按原計(jì)劃進(jìn)行，活動(dòng)A、B、C、D、E、F和C都按原計(jì)劃開(kāi)始并按原計(jì)劃完成。然后，假設(shè)活動(dòng)I出現(xiàn)了問(wèn)題，活動(dòng)I推遲4天才能完成，其他活動(dòng)仍按原計(jì)劃進(jìn)行，結(jié)果這使路徑C-G-I-J成為最長(zhǎng)的路徑。這個(gè)變化使路徑C-G-I-J成為新的關(guān)鍵路徑。所以項(xiàng)目中的關(guān)鍵路徑是會(huì)改變的。 3.使用關(guān)鍵路徑分析法保持進(jìn)度平衡 在項(xiàng)目的整個(gè)生命周期中，知道項(xiàng)目的關(guān)鍵路徑非常重要。因?yàn)橹挥兄懒隧?xiàng)目的關(guān)鍵路徑，項(xiàng)目經(jīng)理才能夠保持進(jìn)度平衡。如果項(xiàng)目經(jīng)理了解到關(guān)鍵路徑上的一項(xiàng)任務(wù)在執(zhí)行時(shí)沒(méi)有趕上進(jìn)度，他就需要對(duì)此采取一些措施。是否應(yīng)該和項(xiàng)目利益相關(guān)者一起商討一下進(jìn)度？是否應(yīng)該給關(guān)鍵路徑上的其他活動(dòng)多分配一些資源以加快項(xiàng)目速度，從而彌補(bǔ)延誤的時(shí)間？項(xiàng)目是否可以遲于進(jìn)度計(jì)劃完成？通過(guò)追蹤關(guān)鍵路徑，項(xiàng)目經(jīng)理及其團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)時(shí)時(shí)刻刻預(yù)先主動(dòng)地管理項(xiàng)目進(jìn)度。 有一種技術(shù)能夠幫助項(xiàng)目經(jīng)理保持進(jìn)度平衡，該技術(shù)就是確定每一個(gè)項(xiàng)目活動(dòng)的自由時(shí)差和總時(shí)差。自由時(shí)差(free slack or free float)是指在不耽誤其任何緊后活動(dòng)最早開(kāi)始時(shí)間的前提下，一項(xiàng)活動(dòng)能夠推遲進(jìn)行的時(shí)間。一項(xiàng)活動(dòng)的最早開(kāi)始日期(early start date)是指根據(jù)項(xiàng)目網(wǎng)絡(luò)中的邏輯關(guān)系，一項(xiàng)活動(dòng)最早可能開(kāi)始的時(shí)間。總時(shí)差（total slack or total float）是指在不耽誤整個(gè)項(xiàng)目的計(jì)劃完成時(shí)間的前提下，一項(xiàng)活動(dòng)從它的最早開(kāi)始時(shí)間算起可以推遲的時(shí)間。 項(xiàng)目經(jīng)理可以使用正推法和逆推法來(lái)計(jì)算網(wǎng)絡(luò)圖中的自由時(shí)差和總時(shí)差。正推法( forward pass)用來(lái)確定每項(xiàng)活動(dòng)的最早開(kāi)始日期和最早完成日期。一項(xiàng)活動(dòng)的最早完成日期(early finish date)是指根據(jù)項(xiàng)目網(wǎng)絡(luò)中的邏輯關(guān)系，一項(xiàng)活動(dòng)最早可能完成的時(shí)間。項(xiàng)目的開(kāi)始日期等于該項(xiàng)目網(wǎng)絡(luò)圖中第一個(gè)活動(dòng)的最早開(kāi)始日期。項(xiàng)目的最早開(kāi)始日期加上第一個(gè)活動(dòng)的工期就等于第一個(gè)活動(dòng)的最早完成日期。如果一項(xiàng)活動(dòng)只有一個(gè)緊前活動(dòng)，那么它的最早完成日期也就等于其緊后活動(dòng)的最早開(kāi)始日期。當(dāng)一個(gè)活動(dòng)有多個(gè)緊前活動(dòng)時(shí)，該活動(dòng)的最早開(kāi)始日期就等于其所有緊前活動(dòng)中最后完成活動(dòng)的最早完成日期。例如，圖6-8中任務(wù)H有兩個(gè)緊前活動(dòng)任務(wù)D和任務(wù)E。任務(wù)H的最早開(kāi)始日期等于任務(wù)E的最早完成日期，因?yàn)槿蝿?wù)E的最早完成日期在任務(wù)D的最早完成日期之后。逆推法( backward pass)用類似的方法確定網(wǎng)絡(luò)圖中每項(xiàng)活動(dòng)的最晚開(kāi)始日期和最晚完成日期。一項(xiàng)活動(dòng)的最晚開(kāi)始日期（late start date）是指在不耽誤項(xiàng)目完成日期的前提下，該項(xiàng)活動(dòng)的最晚可能開(kāi)始時(shí)間。一項(xiàng)活動(dòng)的最晚完成日期（late finish date）是指在不耽誤項(xiàng)目完成日期的前提下，該項(xiàng)活動(dòng)的最晚可能完成的時(shí)間。 項(xiàng)目經(jīng)理可以手工計(jì)算每項(xiàng)活動(dòng)的最早開(kāi)始、完成日期和最晚開(kāi)始、完成日期。例如，圖6-9顯示的是一個(gè)僅有3項(xiàng)任務(wù)--A、B和C的簡(jiǎn)易網(wǎng)絡(luò)圖。任務(wù)A和任務(wù)B都是任務(wù)C的緊前活動(dòng)。假設(shè)所有的工期都以天來(lái)計(jì)算。估計(jì)任務(wù)A的工期為5天，估計(jì)任務(wù)B的工期為10天，估計(jì)任務(wù)C的工期為7天。在這張網(wǎng)絡(luò)圖中僅有兩條路徑：路徑A-C的工期為12天(5+7)，路徑B-C的工期為17天(10+7)。因?yàn)槁窂紹-C最長(zhǎng)，所以它就是關(guān)鍵路徑。在這條路徑中不存在浮動(dòng)時(shí)差，所以最早和最晚的開(kāi)始、完成日期相同。然而，任務(wù)A有5天的浮動(dòng)時(shí)差。它的最早開(kāi)始日期是O，最晚開(kāi)始日期是5，最早完成日期是5，最晚的完成日期是10。任務(wù)A的自由時(shí)差和總時(shí)差都是5天。 在確定活動(dòng)的最早和最晚開(kāi)始、完成日期及活動(dòng)的自由時(shí)差和總時(shí)差時(shí)，有一種更快、更容易的方法--使用項(xiàng)目管理軟件。假設(shè)任務(wù)A、B和C的開(kāi)始日期是2009年8月1日，并把圖6-8中的數(shù)據(jù)輸入到軟件中，就會(huì)生成表6-1。它顯示了項(xiàng)目X的網(wǎng)絡(luò)圖中所有活動(dòng)的自由時(shí)差和總時(shí)差（圖6-4顯示了該項(xiàng)目的網(wǎng)絡(luò)圖）。在MS Project中選擇進(jìn)度表視圖就生成了該表格中的數(shù)據(jù)。知道了活動(dòng)的自由時(shí)差和總時(shí)差后，項(xiàng)目經(jīng)理就知道進(jìn)度是否可變以及有多大的可變余地。例如，任務(wù)F的自由時(shí)差和總時(shí)差最大，都是7天(7d)，其他剩余任務(wù)的時(shí)差最大的也僅有2天(2d)。如何計(jì)算和利用時(shí)差是進(jìn)行項(xiàng)目進(jìn)度協(xié)調(diào)的基礎(chǔ)。讀者可參考MS Project中的幫助信息或者閱讀其他的資料，以獲取更多的有關(guān)計(jì)算時(shí)差的信息。 4.使用關(guān)鍵路徑法縮短項(xiàng)目的工期 一般來(lái)說(shuō)，利益相關(guān)者都想縮短項(xiàng)目估計(jì)的進(jìn)度。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)可能會(huì)通過(guò)定義活動(dòng)、確定活動(dòng)順序并估計(jì)每項(xiàng)活動(dòng)所需的資源和工期，竭盡全力編制項(xiàng)目的進(jìn)度表。編制的進(jìn)度表可能表明項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)需要用10個(gè)月完成這個(gè)項(xiàng)目。這時(shí)，項(xiàng)目發(fā)起人可能會(huì)問(wèn)，該項(xiàng)目是否能用8個(gè)月或9個(gè)月完成。幾乎沒(méi)有人會(huì)要求項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)花更艮的時(shí)間來(lái)完成項(xiàng)目。知道了關(guān)鍵路徑后，項(xiàng)目經(jīng)理及其團(tuán)隊(duì)就可以使用幾種工期壓縮技術(shù)來(lái)嘗試縮短項(xiàng)目進(jìn)度，其中一種技術(shù)就是減少關(guān)鍵路徑上活動(dòng)的工期。項(xiàng)目經(jīng)理可以把更多的資源分配給關(guān)鍵路徑上的活動(dòng)，或者變更它們的范圍，從而縮短這些活動(dòng)的工期。 回顧本章的“開(kāi)篇案例”，由于幾個(gè)用戶錯(cuò)過(guò)了重要的項(xiàng)目報(bào)告會(huì)和一名高級(jí)程序員辭職，在線注冊(cè)系統(tǒng)項(xiàng)目出現(xiàn)了進(jìn)度問(wèn)題。如果蘇和她的團(tuán)隊(duì)編制的項(xiàng)目進(jìn)度表符合實(shí)際情況，估計(jì)的活動(dòng)工期準(zhǔn)確，并且任務(wù)間的關(guān)系也已經(jīng)確定，那她們就會(huì)知道自己的處境了--她們能否在5月1日按時(shí)交工。如果關(guān)鍵路徑上的某些活動(dòng)已經(jīng)落后于進(jìn)度，她們又沒(méi)有在項(xiàng)目末期留有多余時(shí)間，那她們就不得不采取一些糾偏措施，以保證活動(dòng)能按時(shí)完成。蘇可以要求她的公司或?qū)W院分派更多的人投入到項(xiàng)目中進(jìn)行趕工。她也吲以要求減少活動(dòng)的范圍，從而按時(shí)完成項(xiàng)目。因此，蘇可以使用項(xiàng)目時(shí)間管理技術(shù)，比如趕工或快速追蹤來(lái)縮短項(xiàng)目的進(jìn)度。 趕工(crashing)是一種保持成本和進(jìn)度平衡的技術(shù)。該技術(shù)強(qiáng)調(diào)用最少的追加投入成本，獲得最大幅度的項(xiàng)目進(jìn)度壓縮。例如，存在線注冊(cè)系統(tǒng)項(xiàng)目的關(guān)鍵路徑上，其中有一項(xiàng)任務(wù)是把新學(xué)期課程數(shù)據(jù)輸入到這個(gè)新系統(tǒng)中。如果該項(xiàng)任務(wù)馬上就要執(zhí)行，原計(jì)劃由校方負(fù)責(zé)派出一名兼職數(shù)據(jù)錄入員在兩星期內(nèi)完成該項(xiàng)任務(wù)。蘇可能建議校方讓那位數(shù)據(jù)錄入員改為全職員工，并在一星期內(nèi)完工。這種變更并沒(méi)有增加蘇所在公司的成本費(fèi)用，但卻可以縮短項(xiàng)目的完成時(shí)間，使項(xiàng)目提前一周完工。如果校方不能滿足這一要求，蘇可以考慮雇用一名臨時(shí)的數(shù)據(jù)錄人員，雇用期為一個(gè)星期，從而使這項(xiàng)任務(wù)更快地完成。因此，關(guān)鍵路徑上會(huì)有一些任務(wù)，在不增加成本或增加少量成本的情況下就可以使其更快地完成。集中精力完成這些任務(wù)，就能夠縮減項(xiàng)目的進(jìn)度。 趕工的優(yōu)點(diǎn)是縮短了項(xiàng)目完成所需的時(shí)間；趕工的不足之處是往往會(huì)增加整個(gè)項(xiàng)目的成本。在第7章，讀者會(huì)更加詳細(xì)地了解項(xiàng)目成本方面的內(nèi)容。 另外一個(gè)用于縮短項(xiàng)目進(jìn)度的技術(shù)是快速追蹤。快速追蹤(fast tracking)是指平行地開(kāi)展幾項(xiàng)活動(dòng)，而這些活動(dòng)在正常情況下應(yīng)是依次展開(kāi)的。例如按原計(jì)劃，蘇領(lǐng)導(dǎo)的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)在做完所有分析工作之后，才會(huì)開(kāi)始在線注冊(cè)系統(tǒng)的編碼。但她們可以考慮在分析工作做完之前就開(kāi)展一些編碼活動(dòng)。快速追蹤的優(yōu)勢(shì)和趕工一樣，那就是能夠縮短完成項(xiàng)目所需的時(shí)問(wèn)。快速追蹤的主要不足之處在于，它可能反而造成項(xiàng)目進(jìn)度的延誤。因?yàn)檫^(guò)早地開(kāi)始一些任務(wù)常常會(huì)增加項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)，或者導(dǎo)致一些返工情況的發(fā)生。 5.更新關(guān)鍵路徑數(shù)據(jù)的重要性 在項(xiàng)目剛剛開(kāi)始時(shí)，除了要找出項(xiàng)目的關(guān)鍵路徑，還有一件重要的工作要做，那就是根據(jù)實(shí)際數(shù)據(jù)更新項(xiàng)目進(jìn)度。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)完成一些活動(dòng)后，項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)將那些活動(dòng)的實(shí)際工期記錄存檔，還應(yīng)該把正在開(kāi)展或有待開(kāi)展活動(dòng)的修改過(guò)的工期估計(jì)記錄存檔。這些修改往往會(huì)造成關(guān)鍵路徑的變化，并估計(jì)出一個(gè)新的項(xiàng)目完成日期。此外，預(yù)先主動(dòng)的項(xiàng)目經(jīng)理和其團(tuán)隊(duì)往往能最先了解這些變化，所以他們能及時(shí)做出決策，并讓利益相關(guān)者知道和參與到重大項(xiàng)目的決策中來(lái)。 6.6.3關(guān)鍵鏈進(jìn)度編制技術(shù) 另一種保證項(xiàng)目按時(shí)完工的技術(shù)是關(guān)鍵鏈進(jìn)度編制技術(shù)。該技術(shù)應(yīng)用了約束理論。約束理論(Theory of Constraints，TOC)是一種管理哲學(xué)思想，由艾利亞虎·梅高德法特在其《目標(biāo)與關(guān)鍵鏈》一書(shū)中提出。約束理論基于這樣一個(gè)事實(shí)：任何復(fù)雜的系統(tǒng)在任何時(shí)間點(diǎn)通常只有一方面或一種約束條件，限制了它達(dá)到更高的目標(biāo)。就像一條鐵鏈中的最薄弱的一環(huán)決定了它的強(qiáng)度。系統(tǒng)如果想取得重大的突破，必須找出這個(gè)約束條件，并且管理系統(tǒng)時(shí)要始終考慮這個(gè)約束條件。關(guān)鍵鏈進(jìn)度編制技術(shù)(critical chain scheduling)是一種進(jìn)度編制方法，在編制進(jìn)度表時(shí)該技術(shù)考慮了資源的限制性，并設(shè)置了時(shí)間緩沖以保證項(xiàng)日的按時(shí)完丁。 關(guān)鍵鏈進(jìn)度編制技術(shù)中一個(gè)重要的概念是稀缺資源的可得性。有時(shí)在執(zhí)行一項(xiàng)或幾項(xiàng)任務(wù)時(shí)，由于缺少某種特殊的資源，一些任務(wù)就無(wú)法完成。例如，如果一個(gè)電視臺(tái)想制作一期有關(guān)某位名人的電視節(jié)目，首先要知道能否邀請(qǐng)到這位名人。再舉另外一個(gè)例子，有兩項(xiàng)任務(wù)，按原計(jì)劃要同時(shí)開(kāi)展，但是要完成這兩項(xiàng)任務(wù)自始至終都必須使用一套特殊的設(shè)備，而此時(shí)該設(shè)備只有一套。按照關(guān)鍵鏈進(jìn)度編制技術(shù)，就必須推遲其中一項(xiàng)任務(wù)的開(kāi)展，直到這套設(shè)備可用了；或者找到另外一套設(shè)備按進(jìn)度同時(shí)開(kāi)展這兩項(xiàng)任務(wù)。與關(guān)鍵鏈進(jìn)度編制技術(shù)相關(guān)的其他概念還有多任務(wù)化和時(shí)間緩沖。 多任務(wù)化(multitasking)是指一種資源同時(shí)用于多項(xiàng)任務(wù)的情況。在項(xiàng)目的開(kāi)展過(guò)程中常常會(huì)出現(xiàn)這種情況，像一個(gè)人在一個(gè)項(xiàng)目中執(zhí)行多個(gè)任務(wù)，或者在多個(gè)項(xiàng)目中執(zhí)行多個(gè)任務(wù)。例如，假設(shè)一個(gè)人在3個(gè)不同的項(xiàng)目中負(fù)責(zé)執(zhí)行3項(xiàng)任務(wù)：任務(wù)1、任務(wù)2和任務(wù)3，完成每項(xiàng)任務(wù)都需要10天時(shí)間。如果不存在多任務(wù)化的情況，而是依次完成各項(xiàng)任務(wù)，就像圖6-10a所示，這個(gè)人先從任務(wù)1開(kāi)始，然后任務(wù)1在10天后完成，任務(wù)2在20天后完成，任務(wù)3在30天后完成。然而，許多人在這種情況下，為了址這3項(xiàng)任務(wù)的委托人滿意，就像圖6-10b中顯示的那樣，他們往往先執(zhí)行任務(wù)1一段時(shí)間，然后再依次執(zhí)行任務(wù)2和任務(wù)3，然后再回過(guò)頭執(zhí)行任務(wù)l，在這個(gè)例子中，在某個(gè)時(shí)間點(diǎn)3個(gè)任務(wù)都完成了一部分，然后，在某個(gè)時(shí)間點(diǎn)完成其中的一項(xiàng)任務(wù)，結(jié)果任務(wù)1在20天后完成而不是10天，任務(wù)2在25天后完成而不是20天，任務(wù)3仍然在30天后完成。這個(gè)例子解釋了多任務(wù)化是如何耽誤任務(wù)完成的。多任務(wù)化也常常浪費(fèi)任務(wù)間的啟動(dòng)時(shí)間，因此，增加了任務(wù)的工期。 關(guān)鍵鏈進(jìn)度編制技術(shù)認(rèn)為，資源不能同時(shí)用于多項(xiàng)任務(wù)，即不能存在多任務(wù)化或者盡量避免出現(xiàn)多任務(wù)化情況。在采用關(guān)鍵鏈進(jìn)度編制技術(shù)時(shí)，一個(gè)人不能在同一個(gè)項(xiàng)目中同時(shí)執(zhí)行多個(gè)任務(wù)。同樣地，關(guān)鍵鏈理論認(rèn)為，項(xiàng)目問(wèn)應(yīng)該有主次之分，所以同時(shí)在多個(gè)項(xiàng)目中工作的人應(yīng)該知道哪個(gè)任務(wù)是最重要的。避免出現(xiàn)多任務(wù)化情況就會(huì)避免出現(xiàn)資源沖突，也會(huì)減少轉(zhuǎn)移任務(wù)時(shí)啟動(dòng)時(shí)間的浪費(fèi)。 運(yùn)用關(guān)鍵鏈進(jìn)度編制技術(shù)保證項(xiàng)日按時(shí)完工的關(guān)鍵是改變?nèi)藗児烙?jì)任務(wù)工期的方法。許多人在估計(jì)項(xiàng)目工期時(shí)增加了一個(gè)安全時(shí)間或緩沖。緩沖（huffer）是指為保證任務(wù)的完成，在考慮了各種因素之后所增加的額外時(shí)間。這些因素包括：多任務(wù)化的負(fù)面影響、外界因素干擾和精力分散、消減預(yù)算的顧慮和墨菲定律等。墨菲定律（Murphy8 Law）認(rèn)為，如果一件東西可能會(huì)壞的話，那它就一定會(huì)壞。關(guān)鍵鏈進(jìn)度編制技術(shù)去掉了單個(gè)任務(wù)的緩沖，而是設(shè)置了一個(gè)總的項(xiàng)目緩沖。項(xiàng)目緩沖( project buffer)是指添加在項(xiàng)目截止日期前的一段額外時(shí)間。關(guān)鍵鏈進(jìn)度編制技術(shù)也可以使用匯人或輸入緩沖來(lái)保證關(guān)鍵鏈上的任務(wù)能夠按時(shí)完成。匯入緩沖(feeding buff-ers)是添加在關(guān)鍵鏈任務(wù)之前和非關(guān)鍵路徑任務(wù)之后的額外時(shí)間。 圖6-11顯示的是使用關(guān)鍵鏈進(jìn)度編制技術(shù)繪制的網(wǎng)絡(luò)圖。注意，關(guān)鍵鏈解釋了有限的資源是如何用于任務(wù)X的。進(jìn)度包括了網(wǎng)絡(luò)圖中使用的匯人緩沖和項(xiàng)目緩沖。任務(wù)X是關(guān)鍵鏈的一部分，這就像關(guān)鍵路徑法中的關(guān)鍵路徑。在使用關(guān)鍵鏈進(jìn)度編制技術(shù)時(shí)，任務(wù)的工期估計(jì)應(yīng)該比傳統(tǒng)的丁期估計(jì)要短，因?yàn)樗鼈儾话▎蝹€(gè)任務(wù)本身的緩沖。沒(méi)有任務(wù)緩沖就減少了帕金森法則的發(fā)生。帕金森法則( Parkinsons Law)是指工作會(huì)自動(dòng)填滿允許的時(shí)間。匯人緩沖和項(xiàng)目緩沖要用于保護(hù)真正需要保護(hù)的日期，即項(xiàng)目完工日期。 關(guān)鍵鏈進(jìn)度編制技術(shù)已經(jīng)在若干組織中成功地得到了使用。例如，美國(guó)保健護(hù)理行業(yè)正使用約束理論，學(xué)習(xí)換個(gè)角度來(lái)考慮問(wèn)題。 “考慮一個(gè)相對(duì)簡(jiǎn)單的系統(tǒng)--醫(yī)生的辦公室或會(huì)診室。病人看病的過(guò)程包括以下步驟：病人掛號(hào)，填寫(xiě)表格，得到護(hù)士的簽字，醫(yī)生會(huì)診，找護(hù)士開(kāi)藥，例如接種疫苗等。這些步驟可以以一種簡(jiǎn)單的線性順序開(kāi)展，按這個(gè)流程1小時(shí)才診斷8個(gè)病人。一條鐵鏈的強(qiáng)度取決于它最薄弱的一環(huán)。在這個(gè)例子中，最低的資源使用率——l小時(shí)會(huì)診8個(gè)病人是系統(tǒng)最薄弱的一環(huán)。因?yàn)樗鲆暳似渌黜?xiàng)資源的使用率、每個(gè)過(guò)程的工作量大小以及過(guò)程或過(guò)程銜接的繁雜程度。而且在約束條件之內(nèi)改善任何過(guò)程的繢效，都不會(huì)提高整個(gè)系統(tǒng)的績(jī)效。” 你可以看到，關(guān)鍵鏈進(jìn)度編制技術(shù)是一種相當(dāng)復(fù)雜但也非常有用的工具。它涉及關(guān)鍵路徑分析、資源限制和任務(wù)工期估計(jì)方法的變化——設(shè)置了緩沖。有些人認(rèn)為關(guān)鍵鏈進(jìn)度編制法是項(xiàng)目管理領(lǐng)域最為重要的新概念之一。6.6.4項(xiàng)目評(píng)審技術(shù) 另一個(gè)項(xiàng)目時(shí)間管理技術(shù)叫做項(xiàng)目評(píng)審技術(shù)( pr。gram evaluation and review technique，PERT)一種當(dāng)個(gè)別活動(dòng)的工期估計(jì)具有高度的不確定性時(shí)，可用于估計(jì)項(xiàng)目工期的網(wǎng)絡(luò)分析技術(shù)。PERT把關(guān)鍵路徑法(CPM)應(yīng)用于工期的加權(quán)平均值估計(jì)。PERT和CPM同時(shí)出現(xiàn)在20世紀(jì)50年代后期。PERT中也應(yīng)用了網(wǎng)絡(luò)圖技術(shù)，有時(shí)我們稱它為PERT圖表。 PERT使用概率時(shí)間估計(jì)(probabilistic time estimates)一種基于使用活動(dòng)工期的樂(lè)觀估計(jì)、最大可能估計(jì)和悲觀估計(jì)的工期估計(jì)方法。它不同于在關(guān)鍵路徑分析中只需要一個(gè)單個(gè)的或特定的工期估計(jì)。換句話說(shuō)，PERT使用了前面講述的三點(diǎn)估計(jì)法。使用PERT，就必須使用下面的公式計(jì)算每一個(gè)項(xiàng)目活動(dòng)的工期加權(quán)平均值。 由于使用的是每項(xiàng)活動(dòng)的工期估計(jì)加權(quán)平均值，估計(jì)整個(gè)項(xiàng)目的工期時(shí)就考慮了單個(gè)活動(dòng)工期估計(jì)的風(fēng)險(xiǎn)或不確定性。 在本章“開(kāi)篇案例”中，假設(shè)蘇-約翰遜的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)使用PERT來(lái)制定在線注冊(cè)系統(tǒng)項(xiàng)目的進(jìn)度，那他們就必須得到每一個(gè)項(xiàng)目活動(dòng)工期的樂(lè)觀估計(jì)值、最大可能估計(jì)值和悲觀估計(jì)值。假設(shè)項(xiàng)目中有一項(xiàng)活動(dòng)是設(shè)計(jì)系統(tǒng)的輸入界面。有人可能估計(jì)完成這項(xiàng)活動(dòng)需要兩周或10天時(shí)間。如果不使用PERT，這項(xiàng)活動(dòng)的工期估計(jì)就是lO天。但如果使用PERT的話，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)還需要估計(jì)完成該活動(dòng)所需的樂(lè)觀時(shí)間和悲觀時(shí)間。假定完成系統(tǒng)輸入界面的設(shè)計(jì)工作，樂(lè)觀的估計(jì)需要8個(gè)工作日，悲觀的估計(jì)需要24個(gè)工作日。應(yīng)用PERT公式，我們能得到以下結(jié)果： 當(dāng)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)在分析項(xiàng)目的關(guān)鍵路徑時(shí)，將使用12個(gè)工作日，而不是該活動(dòng)工期的最大可能估計(jì)值--10個(gè)工作日。額外的兩天時(shí)間也許真的能夠幫助項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)按時(shí)完成工作。 PERT的主要優(yōu)點(diǎn)在于，該技術(shù)試圖在降低工期估計(jì)的風(fēng)險(xiǎn)。現(xiàn)實(shí)中有許多項(xiàng)目沒(méi)能按進(jìn)度開(kāi)展，PERT能幫助人們制定更加符合實(shí)際的進(jìn)度。PERT的不足之處在于，比起CPM它需要更多的工作投入，因?yàn)樗笫褂枚鄠€(gè)工期估計(jì)值。評(píng)估進(jìn)度風(fēng)險(xiǎn)還有更好的概率統(tǒng)計(jì)方法（讀者可參考第11章中蒙特卡羅模型的內(nèi)容）。6.7進(jìn)度控制 項(xiàng)目時(shí)間管理的最后一個(gè)過(guò)程就是進(jìn)度控制。像范圍控制一樣，進(jìn)度控制也是項(xiàng)目集成管理中集成變更控制過(guò)程的一部分。進(jìn)度控制的目標(biāo)就是了解進(jìn)度的狀況，干預(yù)導(dǎo)致進(jìn)度變更的因素，確定進(jìn)度是否已經(jīng)發(fā)生變更，以及當(dāng)進(jìn)度發(fā)生變更時(shí)，管理好這些變更。 進(jìn)度控制過(guò)程的主要輸入包括：項(xiàng)目管理計(jì)劃、項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃、工作績(jī)效信息、組織過(guò)程資產(chǎn)。所使用的工具和技術(shù)包括： -進(jìn)展報(bào)告： -進(jìn)度變更控制系統(tǒng)，它是第4章項(xiàng)目集成管理中介紹的集成變更控制系統(tǒng)的一部分； -項(xiàng)目管理軟件，比如MS Project 2007或類似的軟件； -進(jìn)度對(duì)比條形圖，比如追蹤甘特圖； -偏差分析，比如浮動(dòng)時(shí)間或時(shí)差分析； -假設(shè)情景分析，需要手動(dòng)或是在軟件的輔助下進(jìn)行； -調(diào)整時(shí)間的提前量與滯后量： -進(jìn)度壓縮，比如本章前面介紹的趕工和快速跟蹤； -績(jī)效管理，比如第7章中的掙值； -資源級(jí)別，比如第9章將介紹的內(nèi)容。 進(jìn)度控制的主要輸出包括：丁作績(jī)效測(cè)量、組織過(guò)程資產(chǎn)的更新（比如與進(jìn)度控制有關(guān)的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)報(bào)告）、變更請(qǐng)求、項(xiàng)目管理計(jì)劃（更新）、項(xiàng)目文件（更新）。 控制項(xiàng)目進(jìn)度的變更會(huì)涉及許多事情。首先，最重要的是要確保所編制的項(xiàng)目進(jìn)度符合實(shí)際。許多項(xiàng)目，尤其是IT項(xiàng)目，制定的期望進(jìn)度與實(shí)際相差甚遠(yuǎn)。其次，還有一點(diǎn)非常重要，要使用紀(jì)律手段來(lái)控制項(xiàng)目的進(jìn)度，并且要由領(lǐng)導(dǎo)來(lái)強(qiáng)調(diào)按進(jìn)度開(kāi)展項(xiàng)目的重要性。盡管有多種工具和技術(shù)能夠幫助制定和管理項(xiàng)目的進(jìn)度，但是項(xiàng)目經(jīng)理必須掌控幾個(gè)重要的人事問(wèn)題，以保證項(xiàng)目按進(jìn)度開(kāi)展。“大部分項(xiàng)目的失敗不是因?yàn)槔L制的PERT圖不好，而是因?yàn)槿耸鹿芾淼氖　?項(xiàng)目經(jīng)理可以采取許多實(shí)際度量核查的方法來(lái)管理項(xiàng)目進(jìn)度的變更。若干軟技能能夠幫助項(xiàng)目經(jīng)理控制進(jìn)度的變化。 進(jìn)度的現(xiàn)實(shí)檢驗(yàn)以及對(duì)紀(jì)律的需要 在開(kāi)展項(xiàng)目時(shí)，有一件重要的事情就是制定一個(gè)符合實(shí)際的進(jìn)度目標(biāo)，同時(shí)項(xiàng)目經(jīng)理要會(huì)使用紀(jì)律手段去實(shí)現(xiàn)那些目標(biāo)。項(xiàng)目經(jīng)理初次進(jìn)行現(xiàn)實(shí)核查是在其評(píng)估項(xiàng)目章程中的草擬進(jìn)度計(jì)劃的時(shí)候。盡管在這個(gè)草擬進(jìn)度計(jì)劃中可能只有項(xiàng)目的開(kāi)始日期和結(jié)束口期，但是項(xiàng)目章程中設(shè)定了項(xiàng)目的一些初始進(jìn)度。接下來(lái)，項(xiàng)目經(jīng)理及其團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)該制定一份更加詳細(xì)的進(jìn)度表，以得到利益相關(guān)者的批準(zhǔn)。制定進(jìn)度的關(guān)鍵在于全體項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員、高層管理人員、客戶以及其他關(guān)鍵利益相關(guān)者的共同參與和努力。 有幾位專家已經(jīng)論述了IT項(xiàng)目中進(jìn)度估計(jì)不符合實(shí)際的問(wèn)題。愛(ài)德-約登，一位著名的軟件開(kāi)發(fā)專家，指出“死亡行軍”項(xiàng)目從一開(kāi)始就注定要失敗，因?yàn)樵擁?xiàng)目的進(jìn)度估計(jì)不符合實(shí)際，尤其是時(shí)問(wèn)約束條件。9嵌入軟件系統(tǒng)的許多進(jìn)度計(jì)劃都是“靠祈禱和充滿希望的祝福支撐著。”例如，在2008年，在美國(guó)俄勒岡州波特蘭市要對(duì)超過(guò)300個(gè)關(guān)鍵的IT系統(tǒng)進(jìn)行檢修整合，這個(gè)項(xiàng)目計(jì)劃用20個(gè)月完成，但其后不斷增加的成本和進(jìn)度改變了IT顧問(wèn)的估計(jì)。代表阿里斯頓咨詢技術(shù)公司匯編語(yǔ)言或動(dòng)態(tài)服務(wù)器包含文件的波特蘭代理商羅伯特-斯托爾在與波特蘭市政當(dāng)局的終止談判中說(shuō)道，阿里斯頓已經(jīng)竭盡所能，處理這個(gè)城市提供的各種信息。從阿里斯頓的角度來(lái)說(shuō)，由于準(zhǔn)備項(xiàng)目需求書(shū)并將其用于投標(biāo)的城市官員對(duì)于整個(gè)IT系統(tǒng)和具體需求并不熟悉，他們擬定的T作目標(biāo)不可能實(shí)現(xiàn)，是一個(gè)死亡行軍計(jì)劃。斯托爾說(shuō)：“如果你能理解我的意思，你也會(huì)認(rèn)為這就是一種無(wú)用輸入( garbage in)和無(wú)用輸H{(garbage out)。我堅(jiān)決認(rèn)為，在這個(gè)項(xiàng)目中，阿里斯頓沒(méi)有出現(xiàn)任何失誤。” 混沌理論的專家建議，項(xiàng)目經(jīng)理不僅必須考慮由于估計(jì)誤差而產(chǎn)生的項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)，還必須顧及多個(gè)獨(dú)立的項(xiàng)目經(jīng)理考慮到項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)而在組織的做出的復(fù)雜行為。在這樣一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)中，相互依賴性通常會(huì)導(dǎo)致無(wú)效率，這種無(wú)效率廣泛存在，并且可預(yù)見(jiàn)。專家建議，通過(guò)準(zhǔn)備額外的資源來(lái)支持項(xiàng)目，無(wú)效率的問(wèn)題可以解決。用一個(gè)比喻來(lái)說(shuō)明問(wèn)題--怎樣才能避免公路上出現(xiàn)堵車現(xiàn)象？他們建議項(xiàng)目經(jīng)理在開(kāi)展項(xiàng)目時(shí)要合理配置資源，每一種資源的使用度不能超過(guò)75%。每個(gè)組織都能夠并且應(yīng)該評(píng)估出這種無(wú)效率的程度，而事實(shí)上只有70%- 80%的組織可以做到這一點(diǎn)。所以制定符合實(shí)際的項(xiàng)目進(jìn)度和預(yù)見(jiàn)項(xiàng)目生命周期巾會(huì)發(fā)生的意外事件非常重要。 另一種現(xiàn)實(shí)核查發(fā)生在利益相關(guān)者參加的項(xiàng)目進(jìn)展報(bào)告會(huì)議上。項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)使項(xiàng)目按原進(jìn)度進(jìn)行，而利益相關(guān)者也想通過(guò)總體水平的定期項(xiàng)目進(jìn)展報(bào)告來(lái)了解項(xiàng)目的有關(guān)信息。經(jīng)理們大約每個(gè)月都會(huì)審視一次項(xiàng)目的進(jìn)展情況。項(xiàng)目經(jīng)理通常使用追蹤甘特網(wǎng)來(lái)說(shuō)明項(xiàng)目的進(jìn)展情況，其中追蹤甘特圖顯示了項(xiàng)目的可交付輸出和活動(dòng)。項(xiàng)目經(jīng)理需要深刻理解進(jìn)度，比如要明白有些活動(dòng)為什么能或不能按原進(jìn)度開(kāi)展，并且要積極主動(dòng)地采取措施以滿足利益相關(guān)者的期望。核查進(jìn)度的進(jìn)展情況也是非常重要的事情，就像本章“開(kāi)篇案例”中蘇-約翰遜所發(fā)現(xiàn)的那樣（見(jiàn)“案例結(jié)局”）。不能僅僅因?yàn)橐幻?xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員說(shuō)一項(xiàng)任務(wù)按時(shí)完成了，我們就認(rèn)為任務(wù)真的按時(shí)完成了，實(shí)際上情況往往相反。項(xiàng)目經(jīng)理必須評(píng)估實(shí)際的工作情況，并且與項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員保持良好的關(guān)系，確保工作按計(jì)劃完成或公布所需做出的變更。 高層管理人員對(duì)于突然出現(xiàn)狀況會(huì)感到厭惡，所以項(xiàng)目經(jīng)理必須清楚、誠(chéng)實(shí)地報(bào)告項(xiàng)目的進(jìn)展?fàn)顩r