【摘要】

本文以我作為承建方項目經理負責建設實施的水利部信息安全管理監(jiān)控與綜合審計平臺項目為例，論述了溝通管理在大項目管理中的重要性。項目溝通管理涵蓋為確保項目信息及時且恰當的生成、收集、發(fā)布、存儲、調用并最終處置所需的各個過程，包括：制定溝通管理計劃、信息分發(fā)、績效報告、項目干系人管理等4個方面。面對大型項目周期長、規(guī)模大、團隊構成復雜等特點，項目溝通管理顯得尤為重要。本文主要論述了制定溝通管理計劃、信息分發(fā)與績效報告編制、項目干系人管理等方面的內容。在項目中分別采用了細分干系人類型，編制有針對性的溝通管理計劃；規(guī)范信息發(fā)布工作，及時科學編制績效報告；針對不同類型訴求，有效做好干系人管理工作等相關措施。由于措施得當，項目溝通管理到位，該項目較好的滿足了客戶的需求，達到了既定項目目標。

【正文】

水利部信息安全管理監(jiān)控與綜合審計平臺項目，于2012年3月初啟動，工期12個月，我們公司作為承建方，承擔全部軟件開發(fā)和系統(tǒng)集成相關工作。該項目的主要目標是開發(fā)一套應用系統(tǒng)軟件，用于實時收集、統(tǒng)計水利部部委機關及其直屬分支機構的信息安全狀況信息，采集防病毒、防火墻、入侵檢測、身份認證、安全審計、漏洞掃描等6種安全設備，以及網絡交換機、業(yè)務系統(tǒng)服務器的安全事件和審計日志。將這些信息同時進行“范式化”處理，同水利部信息中心統(tǒng)一下發(fā)的安全策略進行關聯，并通過自動化展示的方式，分析各個分支機構的信息安全狀況，進行內部評比排名。該系統(tǒng)平臺部署范圍除了水利部部委機關外，還包括在外地的長江、黃河、珠江、淮河、海河、松遼6個水利委員會及太湖局，項目總金額1430萬元人民幣。整個項目又細分為軟件開發(fā)、集成實施、安全服務、硬件配套等4個子項目。我因為在前期相關部委的電子政務項目中，具有較豐富的項目管理經驗，所以有幸被公司任命為這個項目的項目經理。

項目溝通管理涵蓋為確保項目信息及時且恰當的生成、收集、發(fā)布、存儲、調用并最終處置所需的各個過程，包括：制定溝通管理計劃、信息分發(fā)、績效報告、項目干系人管理等4個方面。針對大型項目，項目經理的大多數時間都用在與團隊成員和其他干系人的溝通上。無論這些成員和干系人是來自組織內部還是組織外部，有效的溝通能在各種各樣的項目干系人之間架起一座橋梁，將具有不同文化和組織背景、不同技能水平，以及對項目執(zhí)行或結果有不同觀點和利益的干系人聯系起來。面對大型項目周期長、規(guī)模大、團隊構成復雜等特點，項目溝通管理顯得尤為重要。

根據以往的項目經驗，大型項目的溝通管理經常出現的問題有以下幾點：溝通管理計劃制定得過于寬泛籠統(tǒng)，針對性不強，干系人滿意度較低；信息發(fā)布和績效報告工作流于形式，發(fā)揮不了有效溝通的作用；項目干系人各自站在自己角度考慮問題，溝通不暢導致沖突發(fā)生。針對以上現象，本人作為該項目的項目經理，重點加強了制定溝通管理計劃、信息分發(fā)與績效報告編制、項目干系人管理等方面的工作，下面分別論述一下。

一、細分干系人類型，編制有針對性的溝通管理計劃

由于這個項目中涉及到的干系人非常多，也比較復雜，他們對項目的期望和項目結果的關注度不同，所以在編制項目溝通計劃時需要首先針對干系人進行分類。針對本項目，我將干系人分為五類：一類是甲方部委機關和各分支機構的主管領導，以及我們公司的上級主管領導，他們主要關注項目整體情況，跟他們的溝通以里程碑評審會和月度正式項目報告為主；二類是甲方委派參與項目的工作人員和監(jiān)理公司，他們除了一類干系人比較關注的內容外，也比較關注各方面的細節(jié)情況，因此給他們補充了詳細的項目周報告；三類是各個子項目的負責人和公司內部質量控制人員、技術專家、PMO人員，他們作為項目團隊執(zhí)行層面的核心成員，我們采取周例會、專題會議、專題報告的方式，溝通各方面的信息，解決各種問題；四類是公司內部研發(fā)中心及工程實施部派出的普通項目團隊成員，因為項目規(guī)模比較大，所以他們只需要了解各自負責工作的相關信息及關聯性信息即可，主要由子項目負責人起到信息上傳、下達的作用；五類是負責提供硬件設備的第三方公司人員，他們只需要了解他們各自承擔的供貨任務，由相關接口人做好溝通工作。同時，在項目溝通管理計劃中，又進一步細致的描述了干系人溝通方式、所需信息內容、詳實程度、送達方式、保密要求等等規(guī)范，并經所有干系人一致認可后發(fā)布執(zhí)行。

二、規(guī)范信息發(fā)布工作，及時科學編制績效報告

根據項目溝通管理計劃中區(qū)分的五類干系人，采用了不同的信息發(fā)布模式，同時規(guī)范使用了不同類型的績效報告模板。對于一類干系人，在每個月末將項目的進度情況、本月內產生的各種會議評審報告，由我主要采用當面送達的方式進行發(fā)布，多采用兩頁紙以內的“摘要型”報告模式。對于二類干系人，每月末和每周末將項目完成的功能、進度、質量情況等信息，以及各內部評審的會議報告進行匯總，采用郵件的方式進行分發(fā)。對于三類、四類干系人，因為身處項目團隊集中辦公環(huán)境中，所以將周例會報告、項目各技術評審報告、項目所有技術文檔、管理文檔等，由配置管理人員即時更新到團隊共享的項目管理數據庫中，項目成員根據不同的權限和角色可以隨時進行檢索和查看。對于第五類干系人，由項目采購接口人以采購單和任務通知書的方式，傳遞相關信息。績效報告主要為了定時進行工作的匯報，與指定的進度、成本、質量、范圍等基準進行比較，找出實際與計劃之間的偏差。

三、針對不同類型特點，有效做好干系人管理工作

需要針對項目中不同干系人對于項目的影響程度，以及干系人的不同類型特點進行管理。對于一類干系人，溝通中需要匯報其所關注的要點，如進度狀況、成本情況、質量問題等，力求簡明扼要，尤其是對他們所提出的意見和建議，認真記錄、及時反饋，以期望得到他們的認可與支持。對于二類干系人，因為他們對于項目實施中的細節(jié)比較了解，也能體會到工作的難度，所以需要跟他們建立親密的互信與伙伴關系，甚至有些時候面對一類干系人不合理的要求時，也需要二類干系人幫助做說服工作。對于三類干系人，主要都是實際業(yè)務負責人，對項目管理的業(yè)務流程方面有一定的權威，需要采用虛心的態(tài)度，遇到問題共同探討，建立團隊內部融洽的合作關系。對于第四類干系人，他們是實際執(zhí)行工作的主體，也是各方面信息采集的源頭，因此采用嚴謹、規(guī)范的制度、寬松的工作氛圍和適當的獎勵方法，來提升他們的積極性。對于第五類干系人，一方面在外包合同的框架內，要求他們認真履行職責，另一方面當他們遇到困難或問題時，也要積極幫他們協調解決。
由于項目溝通管理措施得當，成本、進度、質量管控較好，水利部信息安全管理監(jiān)控及綜合審計平臺項目于2013年1月上線試運行，2月初通過初驗、3月初通過終驗，目前運行良好，較為圓滿的實現了項目目標，并計劃今年啟動了二期工程，將系統(tǒng)平臺的覆蓋范圍擴展到31個省的水利廳。回顧整個項目過程，合理、規(guī)范、科學的進行大型項目溝通管理，是項目成功的基本保障。

這個項目為我們公司開發(fā)實施全國大范圍部署的宏觀監(jiān)控與綜合審計平臺項目，積累了很好的經驗，其中的一些文檔模板、工具方法、管理技巧、操作經驗，也被后繼的一些項目所借鑒。但是，任何一個項目都不是完美的，例如：這個項目中也出現了公司總部和區(qū)域分公司在軟件平臺安裝部署實施環(huán)節(jié)溝通不夠順暢，區(qū)域分公司人員與第三方硬件供應商溝通缺乏經驗，信息傳遞不到位，影響實施進度等問題，在以后的項目中需要不斷改進提升。