3.范文二：論信息系統項目的整體管理
[摘要]
本文以筆者所主持的某卷煙廠物流控制及管理信息系統項目為實例，探討了信息系統項目整體管理在項目實施過程中的重要性。并分別論述了項目計劃編制、項目計劃實施，以及項目綜合變更控制等項目整體管理過程，在整個項目生命周期內所起的積極作用及其實施經驗。在該項目中，本人以開發方公司副總工程師身份擔任項目經理，負責了項目的整體規劃、組織實施和管理控制。我們科學地運用了信息系統項目整體管理的一般理論知識及其指導方法，有效地保障了項目的順利實施，很好地滿足了各利益相關者的需求和預期期望。
[正文]
信息系統項目的整體管理是項目取得全面成功的一個至關重要的前提和基礎。通過項目整體管理，可以確保項目所有的組成要素在適當的時間有機地結合在一起，以順利、成功地完成項目。
這在本人所主持的某卷煙廠物流控制及管理信息系統項目實施過程中得到了充分驗證。該項目是一個綜合性的系統工程項目。從技術實現角度講，它所涉及到的主要技術領域包括卷煙生產工藝、制造業物流技術、工業自控技術和計算機管理信息技術等等。從利益相關者角度講，它又涉及到作為需方的煙廠、物流設備供應商、工業自控設備供應商，以及作為信息系統集成商的我公司。因此，這是一個復雜程度高、涉及面較廣、實施周期長的綜合項目。
面對這樣一個項目，作為開發方公司的副總工程師，我受公司委托擔任該項目經理，我首先想到的是應該將主要精力放在項目的整體管理上，科學地運用相關理論知識及其指導方法，做好項目的全局性統領工作，協調完成項目所需的所有人員、計劃和工作，帶領整個項目團隊實現項目的順利成功。另外，我也考慮到，除了項目本身內部的各組成要素之外，項目的相關利益者也不容忽視。一方面是作為公司承擔的一個對外項目，我們實行項目經理負責制，具有一定意義上的獨立性，但同時也是公司整個組織日常持續運作中的一部分，離不開公司的整個組織環境，而且公司也已決定將該項目作為業務延伸拓展的一個新的窗口，將其提升到了一個相當重要的位置。另一方面，該項目是需方煙廠整體搬遷重大技改項目的一個部分，其實施的進度、質量和成本等，受到來自其主管上級部門和煙廠新經營目標的嚴格要求和控制。此外，還會涉及到物流設備供應商、工業自控設備供應商等中標單位。所以，項目的整體管理顯得是那么的重要、不可或缺。否則，稍有顧及步驟之處，都將會給項目的實施帶來很大的麻煩和影響。
下面分別從項目計劃編制、項目計劃實施，以及項目綜合變更控制等方面對項目的整體管理過程加以簡要論述。
1、關于項目計劃編制：
凡事預則立、不預則廢。信息系統項目尤其如此。只有站在統領全局、整體規劃的高度，對項目進行科學、合理、全面、周詳的計劃，預先制定一個用來協調所有其他計劃、以指導項目實施和控制的文件，才能使項目得以順利實施并最終取得成功。項目計劃記錄了計劃的假設條件和方案選擇，可以為各利益相關者之間的溝通提供了一個參照，并確定了關鍵管理審查的內容、范圍和時間，同時還為進度評測和項目控制提供了一個基線。
在該項目中，我們對項目計劃具體內容的確定，結合項目的各方面實際情況，主要參照IEEE1058.1中“軟件項目管理計劃”的基本內容，其中包括項目介紹、項目組織、管理過程、技術過程和進度預算等五個部分。在堅持科學、合理、全面、周詳的原則基礎上，還視部分具體的計劃條款，詳略得當。但所有的計劃內容都必須是正確的、明確的、易理解的和可執行的，切忌未經確認、含糊不清、容易誤解、難以執行的項目計劃描述。這就要求我們必須在制定計劃之前或在制定過程中，與需方煙廠、公司上層、其他設備供應商、項目團隊各技術和管理小組進行充分的溝通與協商，明確確定項目有關內容，如項目可交付成果、技術方法工具、組織結構、各工作包、資源要求、預算分配、進度計劃等。
另外，因為項目管理的最終目標是滿足或超越各利益相關者的需求和期望，在項目計劃過程中考慮利益相關者分析也是非常重要的，但不宜將其作為項目整體計劃的一個部分，最好把它作為公司內部使用的一個項目計劃附件。該項分析的內容可以包含各利益相關者的所屬組織、所處角色、項目利益、影響程度及管理這些利益相關者的合適建議等。對于項目經理來說，花點時間來關注和利用這些信息也是非常重要的。我在該項目管理過程中的感覺是，在項目的日常實施過程中，尤其是在項目陷入某些困難的時候，這些分析結果常常會幫助我起到對癥下藥、藥到病除的作用。
當然，項目計劃的制定和執行，也必須考慮和注意它的動態性和靈活性。尤其是對于綜合性的項目而言更加重要。由于項目復雜程度高、涉及面較廣、實施周期長，所以其中的變更是在所難免的。在該項目實施過程中，由于煙廠項目局部需求的修改，或由于各方交流的失誤等，曾經導致了部分項目內容的變更從而致使了項目計劃人員和進度的變化和調整等。而且這種計劃動態修訂的次數還不止一次。所以項目計劃制定以后并非一勞永逸，它與項目實施過程相互滲透，有一個動態的、靈活的修訂過程。
2、關于項目計劃實施：
項目計劃實施是指對項目計劃中所規定的工作進行管理和實施的過程。項目產品主要都在項目實施階段生產出來，所以項目的大部分時間和預算都花在這一階段。在該項目中，我們的軟件編程、與需方煙廠有關技術人員的具體溝通、與有關設備供應商的具體交流、階段性調試，直至全套系統軟件和技術文件的完成等，都發生在這一階段。為了能夠成功地完成項目產品，項目團隊進行了大量反復的具體編程、學習、溝通、修改、軟硬件安裝和調試工作。
如前所述，該項目涉及到的主要技術領域包括卷煙生產工藝、制造業物流技術、工業自控技術和計算機管理信息技術等，我們項目團隊不僅要從事熟知的信息技術工作，還要花大量時間和精力了解煙廠具體的細節性的需求，學習卷煙生產工藝、制造業物流理念和常識、物流設備的基本工作原理和管理知識、自控設備的基本工作原理和管理知識等等，以及反復地和煙廠、相關設備供應商、公司上層等進行必要的交流溝通。作為項目經理，在此階段主要的工作是要按照預先制定的項目計劃，利用項目團隊組織機構和工作程序，領導項目團隊開展各項工作，管理和協調各利益相關者的關系，成功地將項目計劃投入實施。
項目計劃和項目實施是相互滲透、不可分割的活動。在該項目的實施中，我們對于項目計劃編制和實施之間的協調改進工作主要采取誰實施誰計劃的原則。雖然項目經理負責整體項目計劃，但編制該計劃的大量基礎信息均來源與各技術組和技術人員。事實證明，按照這一原則，項目計劃的編制更加合理、可行，實施起來更加順利。
3、關于綜合變更控制
綜合變更控制是指在項目生命周期內對項目變更進行識別、評價和管理的工作，這也是項目經理及其項目團隊的一項重要工作。如前所述，該項目的復雜程度高、涉及面較廣、實施周期長，所以其中的變更是在所難免的。當有變更要求提出的時候，作為項目經理，我都會召集項目團隊相關人員，進行協商討論和工作安排。主要內容有：
A、對變更因素加以影響：通過在范圍、時間、成本和質量等關鍵項目尺度的權衡，對促使變更形成的因素進行分析和采取對策，確保變更對項目有利；
B、確定變更是否發生：在最終確定變更發生前，項目經理必須了解項目幾個關鍵方面的狀態。尤其是一些重大變更，項目經理必須與公司高管層，以及其他利益相關者進行必要的交流與溝通。
C、對變更加以管理：項目經理在項目管理過程中必須嚴格行事，盡量避免或減少變更的發生。但變更不可避免發生時，更重要的是對變更進行管理。
按照項目整體管理的指導方法，我們在變更發生時，要求必須輸入項目計劃、變更申請和績效報告等重要內容，輸出更新后的項目計劃、糾正行措施和經驗性教訓記錄等。通過這些做法，使我們的項目變更控制與管理工作規范有序。
該項目順利成功地實施完畢已經有一年多了。回顧起來而言，應該得益于我們在項目進行的最初期階段就引入了項目整體管理理念和方法，對項目進行了科學、規范的整體管理。通過項目整體管理，使項目所有的組成要素在適當的時間充分地、有機地結合在一起，極大地提高了項目的實施效率。
[老師評語]
本文基本達到了考試的要求。摘要和正文都寫得比較流暢，給人的感覺思路清晰，層次感強。項目所述情況基本與項目研發過程中的情況相同，給人以真實感和作者有豐富的項目實施經驗的感覺。
文中如果能把一些具體的問題和解決辦法展開一下則更佳。如：在變更控制上為了盡量減少變更的數量，采用的需求變更申請表的形式，讓煙廠方需求人員埴寫需求變更申請表，并簽名。一方面控制了需求變更的隨意性；另一方面對明確了各方的責任，也為開發人員提供了方便。